Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport

Izjava o varstvu osebnih podatkov – spletno orodje za mobilnost (Mobility Tool+)

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov vsebuje informacije o obdelavi in varstvu vaših osebnih podatkov.

  1. Uvod
  2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?
  3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?
  4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo?
  5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?
  6. Kako varujemo in shranjujemo vaše osebne podatke?
  7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo?
  8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?
  9. Kontaktni podatki
  10. Kje je mogoče poiskati podrobnejše informacije?

Preberite si tudi povezano izjavo o varstvu osebnih podatkov „Udeleženci programa Erasmus+ in evropske solidarnostne enote, na katere vpliva izbruh koronavirusa“.

1. Uvod

Evropska komisija (v nadaljnjem besedilu: Komisija) je zavezana varstvu vaših osebnih podatkov in spoštovanju vaše zasebnosti. Komisija zbira in nadalje obdeluje osebne podatke v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov (ki razveljavlja Uredbo (ES) št. 45/2001).

V tej izjavi o varstvu osebnih podatkov je pojasnjeno, zakaj vaše osebne podatke obdelujemo, kako vse predložene osebne podatke zbiramo, z njimi ravnamo in jih varujemo, kako te informacije uporabljamo in katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov. Navedeni so tudi kontaktni podatki odgovornega upravljavca podatkov, pri katerem lahko uveljavljate svoje pravice, pooblaščene osebe za varstvo podatkov in Evropskega nadzornika za varstvo podatkov.

2. Zakaj in kako obdelujemo vaše osebne podatke?

Namen obdelave podatkov:

  • upravljanje podatkov o projektih, ki se financirajo iz programov Erasmus+, Evropska solidarnostna enota in Vseživljenjsko učenje (kot so projekti mobilnosti, projekti sodelovanja, ukrepi za podporo politiki), vključno z doseganjem ciljev projektov, številom in vrsto udeležencev ter proračunskimi in finančnimi vidiki;
  • upravljanje sodelujočih organizacij v projektu za zagotovitev spremljanja in nadaljnjega ukrepanja;
  • zagotavljanje poročanja in odgovornosti na podlagi statističnih podatkov, zbranih iz projekta in odgovorov upravičenca ali udeležencev v okviru anket;
  • upravljanje posameznih anket za udeležence in zagotavljanje statističnih podatkov o odgovorih, kar je bistveno za prikaz, kako so bila uporabljena sredstva projekta in kako so bili dosežni cilji programa;
  • zagotavljanje podpore prihodnjim udeležencem programov (na podlagi soglasja, tj. na podlagi prostovoljne „privolitve“);
  • zagotavljanje pričevanj o sodelovanju v programih za splošno javnost (na podlagi soglasja, tj. na podlagi prostovoljne „privolitve“);
  • olajšanje sodelovanja v nadaljnjih študijah v zvezi s programi in vprašanji EU (na podlagi soglasja, tj. na podlagi prostovoljne „privolitve“);
  • omogočanje mrežam sedanjih in nekdanjih študentov Erasmus+, da stopijo v stik z udeleženci programa Erasmus+ in jih povabijo k sodelovanju v svojih dejavnostih (na podlagi soglasja, tj. na podlagi prostovoljne „privolitve“);
  • zagotavljanje povratnih informacij udeležencev o tečajih, ki so se jih udeležili (na podlagi soglasja);
  • omogočanje mreži RAY (Research-based analysis of European youth programmes – analiza evropskih programov za mlade na podlagi raziskav), da stopi v stik z udeleženci in jih povabi k sodelovanju v raziskavi (na podlagi soglasja, tj. prostovoljne „privolitve“);
  • zagotavljanje pravilnosti statističnih podatkov Komisije o doseganju ciljev programa.

Vaših osebnih podatkov ne bomo uporabili za samodejno sprejemanje odločitev, vključno s profiliranjem.

Vaša organizacija (tj. institucija pošiljateljica) vnese vaše osebne podatke v orodje IT, do katerega lahko dostopajo različni obdelovalci, kot je opisano v razdelku 7. Dostop do teh podatkov s strani drugega subjekta, kot je nacionalna agencija ali institucija gostiteljica, za zagotovitev kakovosti in doslednosti podatkov se šteje za „prenos podatkov“. Vrste prenosov so opisane v razdelku 7.

3. Na kateri pravni podlagi obdelujemo vaše osebne podatke?

Razlogi za obdelavo vaših osebnih podatkov:

  • obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene instituciji ali organu Unije;
  • obdelava je potrebna za izpolnitev pravne obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

Postopki obdelave so potrebni za izpolnitev obveznosti in nalog Komisije v zvezi s spremljanjem in poročanjem, opredeljenih v:

  • Sklepu št. 1720/2006/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 15. novembra 2006 o uvedbi akcijskega programa na področju vseživljenjskega učenja;
  • Uredbi (EU) št. 1288/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. decembra 2013 o uvedbi programa „Erasmus+“, program Unije za izobraževanje, usposabljanje, mladino in šport, ter o razveljavitvi sklepov št. 1719/2006/ES, 1720/2006/ES in 1298/2008/ES;
  • Uredbi (EU) 2018/1475 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 2. oktobra 2018 o določitvi pravnega okvira evropske solidarnostne enote ter o spremembi Uredbe (EU) št. 1288/2013, Uredbe (EU) št. 1293/2013 in Sklepa št. 1313/2013/EU.

Obdelani podatki ne spadajo na področje uporabe določb o omejitvah (člen 25) in predhodnem posvetovanju (člen 40) iz Uredbe (EU) 2018/1725.

4. Katere osebne podatke zbiramo in nadalje obdelujemo?

Za izvedbo tega postopka obdelave se zbirajo naslednje kategorije osebnih podatkov.

Podatki kontaktnih oseb in pravnih zastopnikov v sodelujočih organizacijah:

  • naziv
  • ime
  • priimek
  • spol
  • oddelek
  • položaj
  • mobilni telefon
  • telefon
  • e-naslov
  • uradni naslov
  • telefaks

Podatki osebja nacionalne agencije:

  • naziv
  • ime
  • priimek
  • spol
  • oddelek
  • položaj

Podatki osebe, ki sodeluje v dejavnostih programa Erasmus+ ali projektu Evropske solidarnostne enote:

  • ID udeleženca
  • številka registracije udeleženca (portal Evropske solidarnostne enote)
  • naziv
  • ime
  • priimek
  • datum rojstva
  • spol
  • državljanstvo
  • podpora za posebne potrebe (da/ne) – ti podatki se zbirajo, kadar bi to lahko vplivalo na ureditev, ki je potrebna za to, da se prijavitelju omogoči sodelovanje v projektu, ali na dodatne zneske, prejete v okviru nepovratnih sredstev, ali za statistične namene
  • prikrajšano okolje/manj priložnosti – ti podatki se zbirajo, kadar bi to lahko vplivalo na dodatne zneske, prejete v okviru nepovratnih sredstev, in za statistične namene

Predložitev osebnih podatkov je obvezna za upravljanje projektov in povezanih dejavnosti/mobilnosti.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

GD EAC obdeluje vaše osebne podatke med trajanjem vašega projekta nepovratnih sredstev, kar je lahko največ 36 mesecev.

Po tem mora GD EAC vaše osebne podatke hraniti tako dolgo, kot se zahteva s finančno uredbo (ki določa finančna pravila za proračun EU) za namene revizije, saj se po dokončanju ukrepov redno izvajajo preverjanja ali preiskave goljufij, podatki pa morajo biti na voljo, da se izključijo težave, kot sta lažno sodelovanje in dvojno financiranje.

Nazadnje bomo podatke izbrisali največ 10 let po koncu leta zaključka sporazuma (tako imenovanega sporazuma o prenosu pooblastila ali prispevku) med nacionalno agencijo in Komisijo. Ti sporazumi običajno trajajo tri do štiri leta.

6. Kako varujemo in shranjujemo vaše osebne podatke?

Evropska komisija vse podatke shranjuje v podatkovnem centru, ki se nahaja v EU.

Vsi postopki obdelave se izvajajo v skladu s Sklepom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji.

Evropska komisija je za zaščito vaših osebnih podatkov uvedla več tehničnih in organizacijskih ukrepov. Tehnični ukrepi vključujejo:

  • ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti;
  • zmanjšano tveganje izgube podatkov;
  • preprečevanje spreminjanja podatkov ali nepooblaščenega dostopa.

Organizacijski ukrepi vključujejo omejitev dostopa do osebnih podatkov samo na pooblaščene osebe z legitimno zahtevo po seznanitvi za namene tega postopka obdelave.

7. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo?

Prenos vaših osebnih podatkov je potreben za sklenitev ali izvajanje sporazuma, sklenjenega v vašem interesu med upravljavcem (Evropska komisija) in drugo fizično ali pravno osebo (nacionalne agencije v državah članicah EU, državah EGP in državah programa, tj. Turčiji, Srbiji in Severni Makedoniji). Prenos se opravi tako, da se različnim organizacijam zagotovi dostop do vaših osebnih podatkov, kot je opisano spodaj.

Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu se razkrijejo, je odvisno od tega, kam se vaši osebni podatki prenesejo. Trenutno obstajata dve vrsti prenosov podatkov, ki zagotavljata različni ravni varstva:

  1. prenosi podatkov v države članice Evropske unije, države Evropskega gospodarskega prostora ali države, za katere je Komisija sprejela sklep o ustreznosti, ki zagotavlja ustrezno raven varstva;
  2. prenosi podatkov v tretje države, za katere Komisija ni sprejela sklepa o ustreznosti in v katerih raven varstva vaših pravic v zvezi z vašimi osebnimi podatki morda ne bo enakovredna ravni iz zakonodaje EU.

V primeru prenosov osebnih podatkov znotraj EU/EGP in v države, za katere je bil sprejet sklep o ustreznosti:

Dostop do vaših osebnih podatkov ima osebje Evropske komisije, odgovorno za ta postopek obdelave, in pooblaščeno osebje v skladu z načelom „potrebe po seznanitvi“. To osebje zavezujejo zakonski in po potrebi dodatni dogovori o zaupnosti.

Zunaj Evropske komisije imajo dostop do vaših osebnih podatkov:

  • osebje organizacij upravičenk, ki upravljajo projekt nepovratnih sredstev, mobilnosti ali druge projektne dejavnosti, kot so projekti sodelovanja;
  • pooblaščeno osebje partnerskih organizacij v projektu;
  • pooblaščeno osebje nacionalnih agencij;
  • zadevni prostovoljci iz organizacij, ki so del Združenja sedanjih in nekdanjih študentov Erasmus+ (ESAA), in osebje iz konzorcija, ki ga je Evropska komisija imenovala za podporo združenju ESAA;
  • pooblaščeni uporabniki v zunanjih podjetjih, s katerimi so Evropska komisija ali nacionalne agencije sklenile pogodbo o zagotavjanju storitev, na primer za razvoj orodja Mobility Tool+ in podporo temu orodju;
  • pooblaščeno osebje evropske Izvajalske agencije za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo, ki vzdržuje katalog tečajev na platformi School Education Gateway;
  • pri reviziji ali preiskavi bodo zunanji revizorji morda potrebovali dostop do vaših podatkov za zagotovitev zakonitosti in pravilnosti izvedbe projekta;
  • določena zavarovalnica, ki mora poznati posameznike, ki jih mora zavarovati v okviru svoje pogodbe (za Evropsko solidarnostno enoto);
  • osebje delegacij EU v državah pošiljateljicah, iz katerih prihajajo udeleženci;
  • osebje finske nacionalne agencije za izobraževanje – EDUFI, internacionalizacijo storitev za mlade, kulturo in šport (kadar deluje v vlogi koordinatorja mreže Research-based Analysis of Erasmus+ Youth in Action (RAY) (Analiza evropskih programov za mlade na podlagi raziskav)).

Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali tretjim osebam, razen v obsegu in za namene, za katere bi se to morda zahtevalo z nacionalno zakonodajo.

V primeru prenosov osebnih podatkov v tretje države:

Vaši osebni podatki se prenesejo v tretjo državo zunaj EU/EGP, za katero ni bil sprejet sklep o ustreznosti (vključno z državami programa – Turčijo, Srbijo in Severno Makedonijo), če ste v enem od naslednjih položajev:

  • izvajate mobilnost v tretji državi;
  • sodelujete v projektu s partnersko organizacijo iz tretje države;
  • sodelujete v projektu, ki ga upravljajo nacionalne agencije v Turčiji, Srbiji ali Severni Makedoniji;
  • sodelujete v projektu z organizacijo upravičenko ali koordinatorjem (samo za medšolske projekte) iz Turčije, Srbije ali Severne Makedonije;
  • organizacija upravičenka zagotovi dostop do podatkov o projektu pooblaščeni osebi iz tretje države.

Dostop do vaših osebnih podatkov imajo naslednje organizacije iz tretje države:

  • osebje organizacij upravičenk iz Turčije, Srbije ali Severne Makedonije, ki upravljajo projekt nepovratnih sredstev, mobilnosti ali druge projektne dejavnosti, kot so projekti sodelovanja (če sodelujete v projektu z organizacijo upravičenko ali koordinatorjem iz teh držav);
  • pooblaščeno osebje nacionalnih agencij, nacionalnih organov in delegacij EU iz Turčije, Srbije ali Severne Makedonije (če sodelujete v projektu, ki ga upravljajo nacionalne agencije iz teh držav);
  • pooblaščeno osebje partnerskih organizacij v projektu iz tretjih držav (če sodelujete v projektu s partnersko organizacijo iz tretje države);
  • pooblaščeno osebje nacionalnih uradov Erasmus+ v tretji državi gostiteljici (za statistične namene, če izvajate mobilnost v tretji državi);
  • pooblaščena oseba iz organizacije tretje države (če je organizacija upravičenka v vašem projektu zagotovila dostop do vaših osebnih podatkov).

V tem primeru bo raven varstva vaših osebnih podatkov odvisna od zakonodaje ali prakse navedene tretje države. Vendar vaše pravice glede varstva podatkov morda ne bodo enake pravicam v državi EU/EGP ali državi, za katero je bil sprejet sklep o ustreznosti. Če se vaša institucija pošiljateljica nahaja v državi EU/EGP, mora prenos izpolnjevati pogoje iz poglavja V Uredbe (EU) 2018/1725.

Informacij, ki jih zbiramo, ne bomo posredovali nobenim drugim tretjim osebam v tretji državi zunaj EU/EGP, razen v obsegu in za namen, za katera bi se to morda zahtevalo z nacionalno zakonodajo.

8. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Kot „posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“ imate posebne pravice v skladu s členi 14–25 poglavja III Uredbe (EU) 2018/1725, zlasti pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov ali njihovega popravka in pravico do omejitve njihove obdelave.

Za uveljavljanje svojih pravic se obrnite na upravljavca podatkov ali v primeru spora na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov pri Evropski komisiji. Po potrebi se lahko obrnete tudi na Evropskega nadzornika za varstvo podatkov. Njihovi kontaktni podatki so navedeni v razdelku 9 spodaj.

Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave, te jasno navedite v svojem zahtevku (tj. navedite njihovo referenčno oznako, kot je navedena v razdelku 10 spodaj).

9. Kontaktni podatki

Upravljavec podatkov

Generalni direktorat za izobraževanje, mladino, šport in kulturo, Enota B.4 – Koordinacija programa Erasmus+

Če želite uveljavljati svoje pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 ali če imate pripombe, vprašanja ali pomisleke, povezane z obdelavo vaših osebnih podatkov, ali če bi želeli vložiti pritožbo v zvezi z zbiranjem in uporabo vaših osebnih podatkov, pošljite elektronsko sporočilo upravljavcu podatkov na naslov EU-ERASMUS-ESC-PERSONAL-DATA@ec.europa.eu.

Poleg tega sta kontaktni osebi tudi:

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji

Na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) se lahko obrnete z vprašanji v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725.

Evropski nadzornik za varstvo podatkov (ENVP)

Če menite, da je upravljavec podatkov z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov.

10. Kje je mogoče poiskati podrobnejše informacije?

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov pri Evropski komisiji vodi register vseh postopkov obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Evropska komisija. Dostop do registra je na voljo na naslednji povezavi: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_sl.

Ta postopek obdelave podatkov se v javnem registru pooblaščene osebe za varstvo podatkov vodi pod referenčno oznako: DPR-EC-01069.

Več informacij o obdelavi osebnih podatkov v okviru programov Erasmus+ in Evropska solidarnostna enota je mogoče najti na strani Erasmus+ in varstvo podatkov.