Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport

Vyhlásenie o ochrane osobných údajov – Registrácia organizácie, formuláre žiadosti a EPlusLink

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov obsahuje informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) je odhodlaná chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Ďalej sú uvedené informácie o spracovateľskej operácii „Registrácia organizácie, formuláre žiadosti a EPlusLink“: registrácia a riadenie informácií organizácií, spracúvanie žiadostí predložených v rámci programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, ktorú vykonáva GR EAC.B.4.

Prečo a akým spôsobom spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie.

GR EAC zbiera a používa vaše osobné údaje s cieľom:

  • umožniť organizáciám registráciu, aby sa mohli zapojiť do akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, ktoré riadia národné agentúry,
  • identifikovať žiadajúce organizácie, ktoré žiadajú o grant EK na projekt v rámci akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity riadených národnými agentúrami,
  • uľahčiť predkladanie žiadostí o rôzne druhy decentralizovaných akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity,
  • riadiť postupy výberu žiadostí v rámci akcií programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, ktoré riadia národné agentúry,
  • zostavovať anonymné štatistiky týkajúce sa registrovaných organizácií, žiadajúcich organizácií, príjemcov, projektov, partnerov a účastníkov,
  • plniť si záväzky a povinnosti týkajúce sa monitorovania, hodnotenia, podávania správ a auditu,
  • posúdiť vplyv účasti programov Erasmus+ a Európskeho zboru solidarity na prijímajúce organizácie a získať lepšie znalosti o účastníckych skupinách s cieľom doladiť informačné stratégie prostredníctvom dotazníkov a iných techník
  • šíriť výsledky projektov vhodnými IT nástrojmi programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity (napr. platforma pre výsledky projektov) po predchádzajúcom jednoznačnom a informovanom súhlase kontaktných osôb s uverejnením ich kontaktných údajov,
  • prenášať údaje do systému OLS (Online jazyková podpora) s cieľom umožniť spravovanie licencií na jazykovú prípravu pre jednotlivých účastníkov programov mobility,
  • prenášať údaje o akreditácii a značke kvality Európskeho zboru solidarity na Európsky portál pre mládež po predchádzajúcom jednoznačnom a informovanom súhlase kontaktných osôb s uverejnením ich kontaktných údajov.

Vaše osobné údaje nebudú použité pri automatizovanom rozhodovaní ani profilovaní.

Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame z týchto dôvodov:

  • spracúvanie je potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie
  • spracúvanie je potrebné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na prevádzkovateľa,
  • spracovateľské operácie sú potrebné na splnenie záväzkov a povinností Komisie týkajúcich sa monitorovania a podávania správ stanovených v nariadeniach Európskeho parlamentu a Rady, ktorými sa zriaďujú programy Erasmus+ a Európsky zbor solidarity
  • NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) č. 1288/2013 z 11. decembra 2013, ktorým sa zriaďuje „Erasmus+“: program Únie pre vzdelávanie, odbornú prípravu, mládež a šport, a ktorým sa zrušujú rozhodnutia č. 1719/2006/ES, č. 1720/2006/ES a č. 1298/2008/ES.
  • NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2018/1475 z 2. októbra 2018, ktorým sa stanovuje právny rámec Európskeho zboru solidarity a ktorým sa mení nariadenie (EÚ) č. 1288/2013, nariadenie (EÚ) č. 1293/2013 a rozhodnutie č. 1313/2013/EÚ.

Spracovávané údaje nepatria do pôsobnosti ustanovení o obmedzeniach (čl. 25) a predchádzajúcej konzultácii (čl. 40) zakotvených v nariadení 2018/1725.

Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Na vykonanie tejto spracovateľskej operácie zbiera GR EAC tieto kategórie osobných údajov:

Osobné údaje získané o kontaktnej osobe registrovanej organizácie a oprávnených používateľoch, ako aj osobné údaje o právnom zástupcovi a kontaktných osobách organizácií, ktoré žiadajú o financovanie alebo sa zúčastňujú na projekte:

  • rod
  • meno
  • priezvisko
  • odbor
  • funkcia v organizácii
  • pracovný e-mail
  • hlavné telefónne číslo
  • ulica a číslo

Poskytnutie osobných údajov je povinné na zaregistrovanie vašej organizácie a spracovanie žiadostí o financovanie.

Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

GR EAC uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu ich zberu alebo ďalšieho spracovania.

  • Registrácia organizácie: Údaje organizácií, ktoré sa zúčastňujú na projektoch, sa vymažú 10 rokov po konci roku ukončenia posledného projektu príslušného programu (vymedzeného podľa poslednej finančnej transakcie medzi národnou agentúrou a prijímajúcou organizáciou), pokiaľ sa organizácia nezúčastňuje na ďalšom programe. Okrem toho sa každé tri roky vymažú údaje organizácií, ktoré počas daného obdobia nepožiadali o financovanie ani sa nezúčastnili na projekte.
  • Formuláre žiadosti: Údaje sa vymažú 5 rokov po uzávierke podávania návrhov v rámci príslušnej výzvy na predkladanie návrhov.
  • EPlusLink. Osobné údaje sa anonymizujú 10 rokov po konci roku ukončenia posledného projektu príslušného programu (vymedzeného podľa poslednej finančnej transakcie medzi národnou agentúrou a prijímajúcou organizáciou).

Povinnosť zhodnotiť vplyv programov stanovená v rozhodnutiach, ktorými sa zriaďujú programy Erasmus+ a Európsky zbor solidarity, si nevyžaduje uchovávanie osobných údajov.

Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky údaje sa uchovávajú v Komisii (na centrálnych serveroch). Údaje EPlusLink sa uchovávajú aj v databázach, ktoré sú v správe jednotlivých národných agentúr (obsahujú ich vlastné údaje).

Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú v zmysle rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracovávaných osobných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne len na oprávnené osoby, ktoré ich legitímne potrebujú poznať na účely tejto spracovateľskej operácie.

Národné agentúry sú povinné prijať primerané technické opatrenia a organizačné bezpečnostné opatrenia v súvislosti s ochranou osobných údajov.

Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Odpoveď na túto otázku závisí od toho, kam sa vaše osobné údaje prenášajú. V súčasnosti existujú dva typy prenosov údajov, ktoré zabezpečujú rôznu úroveň ochrany:

  1. Prenosy údajov do členských štátov Európskej únie, krajín Európskeho hospodárskeho priestoru alebo krajín, v prípade ktorých Komisia prijala rozhodnutie o primeranosti zabezpečujúce primeranú úroveň ochrany. 
  2. Prenosy údajov do tretích krajín, vo vzťahu ku ktorým Komisia neprijala rozhodnutie o primeranosti, a úroveň ochrany vašich práv, pokiaľ ide o vaše osobné údaje, nemusia byť rovnocenné s právnymi predpismi EÚ.

Prenosy osobných údajov v rámci EÚ/EHP a do krajín, vo vzťahu ku ktorým platí rozhodnutie o primeranosti

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonávanie tejto spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom podľa zásady „need-to-know“ (potreba poznať). Na týchto zamestnancov sa vzťahuje povinnosť zachovávať dôvernosť, ktorá im vyplýva z právnych predpisov, resp. v prípade potreby aj z dohôd o zachovávaní dôvernosti.

Mimo organizácií EÚ sa prístup k vašim osobným údajom poskytuje:

  • interným zamestnancov národných agentúr, ktorí zodpovedajú za riadenie programov Erasmus+ a Európsky zbor solidarity,
  • autorizovaným používateľom v externých spoločnostiach, s ktorými Komisia uzatvorila zmluvy na poskytovanie služieb,
  • v prípade auditu: externým audítorom,
  • externému dodávateľovi OLS,
  • určenej poisťovacej spoločnosti (v prípade Európskeho zboru solidarity).

Informácie, ktoré získavame, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane, s výnimkou rozsahu a účelu, v prípade ktorých nám to ukladá zákon.

Prenosy osobných údajov do tretích krajín

Vaše osobné údaje sa prenášajú do tretej krajiny mimo EÚ/EHP, vo vzťahu ku ktorej Komisia neprijala rozhodnutie o primeranosti (a to aj do programových krajín – do Turecka, Srbska a Severného Macedónska), ak sa nachádzate v jednej z týchto situácií:

  • ste kontaktná osoba alebo oprávnený používateľ z registrovanej organizácie alebo kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá predkladá žiadosť alebo sa zúčastňuje na projekte riadenom národnými agentúrami z Turecka, Srbska a zo Severného Macedónska;
  • ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá nesprávne predložila žiadosť národnej agentúre v členských štátoch EÚ/EHP, zatiaľ čo žiadosť mala byť predložená národnej agentúre v Turecku, Srbsku alebo Severnom Macedónsku; v tomto prípade je žiadosť (vrátane vašich osobných údajov) presmerovaná do týchto národných agentúr.
  • ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie z Turecka, zo Srbska alebo Severného Macedónska, predkladáte žiadosť alebo sa zúčastňujete na projekte KA2, ktorý riadi národná agentúra v EÚ/EHP;
  • ste zamestnanec národnej agentúry Erasmus+ alebo Európskeho zboru solidarity;
  • ste kontaktná osoba alebo právny zástupca žiadajúcej organizácie, ktorá poskytla prístup k žiadosti oprávnenej osobe z tretej krajiny.

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje týmto organizáciám z tretej krajiny:

  • oprávneným osobám národných agentúr z Turecka, zo Srbska a Severného Macedónska (ak ste kontaktná osoba alebo oprávnený používateľ z registrovanej organizácie alebo kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá predkladá žiadosť alebo sa zúčastňuje na projekte riadenom uvedenými národnými agentúrami; ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie, ktorá nesprávne predložila žiadosť národnej agentúre v Turecku, Srbsku alebo Severnom Macedónsku, zatiaľ čo žiadosť mala byť predložená národnej agentúre v členskom štáte EÚ/EHP; ste kontaktná osoba alebo právny zástupca organizácie z Turecka, zo Srbska alebo Severného Macedónska, ktorá predkladá žiadosť alebo sa zúčastňuje na projekte KA2, ktorý riadi národná agentúra v EÚ/EHP; ste zamestnanec národnej agentúry).
  • oprávnenej osobe organizácie z tretej krajiny (ak ste kontaktná osoba alebo právny zástupca žiadajúcej organizácie, ktorá poskytla prístup k žiadosti oprávnenej osobe z tretej krajiny).

V takom prípade bude úroveň ochrany vašich osobných údajov závisieť od právnych predpisov alebo praxe danej tretej krajiny. Vaše práva, pokiaľ ide o ochranu údajov, však nemusia byť rovnocenné s právami v krajine EÚ/EHP alebo krajine, vo vzťahu ku ktorej bolo prijaté rozhodnutie o primeranosti. 

Informácie, ktoré zbierame, nebudú poskytnuté žiadnej inej strane, ktorá sa nachádza v tretej krajine mimo EÚ/EHP, s výnimkou rozsahu a účelu, ktoré sa môžu vyžadovať podľa vnútroštátnych právnych predpisov danej krajiny.

Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ máte osobitné práva podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725, najmä právo na prístup alebo opravu vašich osobných údajov a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov.

Máte právo namietať proti spracovaniu vašich osobných údajov a v prípade, že vaša námietka je opodstatnená, vaše osobné údaje budú vymazané.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby sa môžete obrátiť aj na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sa nachádzajú v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými spracovateľskými operáciami, vo vašej žiadosti ich opíšte [t. j. uveďte príslušné referenčné označenie(-a) záznamu uvedené v časti 10 (Kde nájdete podrobnejšie informácie?)].

Kontaktné údaje

Prevádzkovateľ

Generálne riaditeľstvo pre vzdelávanie, mládež, šport a kultúru, oddelenie B.4 – Koordinácia programu Erasmus+.

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zberu a používania vašich osobných údajov, pošlite prevádzkovateľovi e-mail na adresu eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.

Okrem vyššie uvedenej možnosti sa môžete obrátiť na adresu:

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO)

V otázkach týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť), ak sa domnievate, že vaše práva vyplývajúce z nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom porušené.

Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Komisie pre ochranu údajov (DPO) uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Komisiou, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k týmto informáciám získate prostredníctvom registra zodpovednej osoby.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá do verejného registra zodpovednej osoby pod referenčnou značkou: DPR-EC-01069.

Viac informácií o spracúvaní osobných údajov v rámci programu Erasmus+ a Európskeho zboru solidarity nájdete na stránke Erasmus+ a ochrana údajov.