Garanția financiară

În cazul în care capacitatea financiară este considerată nesatisfăcătoare, agenția națională sau Agenția Executivă poate solicita oricărui beneficiar căruia i s-a acordat un grant în valoare de peste 60 000 EUR să depună o garanție în avans pentru a limita riscurile financiare legate de plata prefinanțării. Valoarea garanției solicitate se poate ridica până la valoarea plății (plăților) de prefinanțare.

Scopul garanției este ca o bancă sau o instituție financiară să ofere o garanție solidară irevocabilă sau să devină garant la prima solicitare pentru obligațiile beneficiarului care decurg din acordul de grant.

Garanția financiară, în EUR, trebuie să fie emisă de o bancă sau de o instituție financiară stabilită într-un stat membru al UE. În cazul în care beneficiarul are sediul într-o țară din afara UE, agenția națională sau Agenția Executivă poate fi de acord ca o bancă sau o instituție financiară stabilită în țara respectivă să ofere garanția necesară, în cazul în care consideră că banca sau instituția financiară respectivă oferă garanții financiare și caracteristici echivalente cu cele oferite într-un stat membru al UE.

Garanția poate fi înlocuită de o garanție comună din partea unui terț sau de mai multe garanții din partea unor terți, furnizate de organizațiile participante care sunt părți la același acord de grant.

Garanția se eliberează pe măsură ce prefinanțarea este compensată treptat din plăți intermediare sau plata soldului către beneficiar, în conformitate cu condițiile prevăzute în acordul de grant. În cazul în care plata soldului ia forma unei recuperări, garanția va fi eliberată după notificarea beneficiarului sau va rămâne în vigoare în mod explicit până la plata finală și, în cazul în care plata finală ia forma unei recuperări, timp de trei luni de la notificarea notei de debit către beneficiar.

Subcontractarea și atribuirea contractului de achiziții publice

Beneficiarul poate recurge la subcontractare pentru serviciile tehnice specifice care fac parte din sarcinile acțiunii și care necesită competențe specializate (juridice, contabile, fiscale, din domeniul resurselor umane, informatice etc.) sau la contracte de executare. Prin urmare, costurile suportate de beneficiar pentru acest tip de servicii pot fi considerate costuri eligibile, cu condiția să îndeplinească toate celelalte criterii descrise în acordul de grant.

În cazul în care punerea în aplicare a proiectului necesită achiziționarea de bunuri, lucrări sau servicii (contract), beneficiarii trebuie să atribuie contractul ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, și anume ofertei care prezintă cel mai bun raport calitate-preț sau, după caz, ofertei cu cel mai mic preț, asigurându-se că nu există niciun conflict de interese și că documentele sunt păstrate în caz de audit.

În cazul în care contractul de executare depășește valoarea de 60 000 EUR, agenția națională sau Agenția Executivă poate impune reguli speciale beneficiarului, în completarea celor menționate la paragraful anterior. Aceste norme speciale vor fi publicate pe site-urile agențiilor naționale sau pe site-ul Agenției Executive.

Informații privind granturile acordate

În conformitate cu principiul transparenței și cu cerința privind publicitatea ex post, informațiile privind beneficiarii fondurilor Uniunii Europene trebuie să fie publicate pe site-ul Comisiei, al Agenției Executive și/sau pe site-urile agențiilor naționale în prima jumătate a anului care urmează după încheierea exercițiului financiar pentru care au fost acordate fondurile.

De asemenea, informațiile pot fi publicate pe orice alt suport adecvat, inclusiv în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Agențiile naționale și Agenția Executivă vor publica următoarele informații:

• numele și localitatea beneficiarului;
• valoarea grantului acordat;
• natura și scopul acordării grantului.

La cererea motivată și justificată în mod corespunzător a beneficiarului, se va renunța la publicare în cazul în care o astfel de divulgare riscă să pună în pericol drepturile și libertățile persoanelor vizate, astfel cum sunt protejate prin Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene, sau să aducă atingere intereselor comerciale ale beneficiarilor.

În ceea ce privește datele cu caracter personal referitoare la persoane fizice, informațiile publicate sunt eliminate după doi ani de la încheierea exercițiului financiar în care au fost acordate fondurile.

Același lucru se aplică datelor cu caracter personal indicate în titlurile oficiale ale persoanelor juridice (de exemplu, o asociație sau o întreprindere având ca titlu numele fondatorilor).

Aceste informații nu se publică în cazul burselor acordate persoanelor fizice și al altor tipuri de sprijin direct acordat persoanelor fizice celor mai defavorizate (refugiați și șomeri). De asemenea, organizațiile beneficiare nu sunt autorizate să publice acest tip de informații în legătură cu persoanele care primesc un grant de mobilitate în cadrul programului Erasmus+.

Publicitate

Pe lângă cerințele referitoare la vizibilitatea proiectului și la diseminarea și exploatarea rezultatelor proiectului (care sunt criterii de acordare), există o obligație privind publicitatea minimă pentru fiecare proiect aprobat.

Beneficiarii trebuie să specifice în mod clar sprijinul Uniunii Europene în toate comunicările sau publicațiile, în orice formă sau pe orice suport, inclusiv pe internet, sau cu ocazia activităților pentru care este utilizat grantul.

Acest lucru trebuie realizat în conformitate cu dispozițiile cuprinse în acordul de grant. Dacă dispozițiile respective nu sunt respectate integral, grantul beneficiarului poate fi redus.

Controale și audituri

Agenția națională sau Agenția Executivă și/sau Comisia Europeană pot efectua controale și audituri tehnice și financiare în legătură cu utilizarea grantului. De asemenea, acestea pot verifica înregistrările statutare ale beneficiarului (sau ale cobeneficiarului), în scopul evaluărilor periodice ale sumei forfetare, ale costului unitar sau ale finanțării pe bază de rată fixă. Beneficiarul (sau cobeneficiarul) se obligă, prin semnătura reprezentantului său legal, să furnizeze dovezi cu privire la folosirea corectă a grantului. Comisia Europeană, Agenția Executivă, agențiile naționale și/sau Curtea de Conturi Europeană, OLAF, EPPO sau un organism mandatat de către acestea pot verifica modul de utilizare a grantului în orice moment, pe o perioadă de până la cinci ani sau de până la trei ani pentru granturile care nu depășesc 60 000 EUR, începând cu data plății soldului sau a efectuării recuperării de către agenția națională sau Agenția Executivă. Prin urmare, în această perioadă, beneficiarii trebuie să păstreze registre, documente justificative originale, date statistice și alte documente referitoare la grant.

În cazul proiectelor gestionate direct de către Agenția Executivă EACEA, pot fi aplicate diferite tipuri de proceduri de audit, în funcție de tipul de acțiune vizată, de valoarea grantului acordat și de forma acestuia.

Dispozițiile detaliate privind controalele și auditurile sunt descrise în acordul de grant.

Protecția datelor

Toate datele cu caracter personal incluse în formularul de cerere sau în acordul de grant vor fi prelucrate de agenția națională sau de Agenția Executivă sau de Comisia Europeană, în conformitate cu:

• pentru toate prelucrările care sunt impuse de eventuale orientări sau instrucțiuni oficiale din partea Comisiei Europene sau care sunt necesare pentru punerea în aplicare a programului Erasmus+: Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018[1] privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE (Text cu relevanță pentru SEE);
• pentru toate prelucrările în alte scopuri, care nu sunt impuse de orientări sau instrucțiuni oficiale din partea Comisiei Europene și care nu sunt necesare pentru punerea în aplicare a programului Erasmus+:
  • Regulamentul general privind protecția datelor [RGPD sau Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016[2]] pentru:
    • toate datele cu caracter personal prelucrate de un operator sau de o persoană împuternicită de operator în UE/SEE;
    • toate datele cu caracter personal ale persoanelor vizate care se află în UE/SEE la începutul prelucrării;
  • legislația națională privind protecția datelor pentru toate celelalte scopuri ale prelucrării.

În aceste cazuri, entitatea care decide cu privire la mijloacele și scopurile prelucrării în aceste alte scopuri înlocuiește Comisia Europeană în calitate de operator de date răspunzător și responsabil în temeiul legislației aplicabile privind protecția datelor.

Cu excepția cazului în care sunt marcate ca opționale, răspunsurile solicitantului la întrebările din formularul de cerere sunt necesare pentru a evalua și a prelucra ulterior cererea de grant în conformitate cu Ghidul programului Erasmus+. Datele personale vor fi prelucrate în acel scop numai de departamentul sau unitatea responsabil(ă) pentru programul de grant din partea Uniunii în cauză (entitate care acționează ca operator de date). Datele cu caracter personal pot fi transferate pe baza principiului „nevoii de a cunoaște” către terții implicați în evaluarea cererilor sau în procedura de gestionare a granturilor, fără a aduce atingere transferului către organismele responsabile având sarcini de monitorizare și inspecție, în conformitate cu dreptul Uniunii Europene, sau către organismele mandatate să efectueze evaluări ale programului sau ale oricăreia dintre acțiunile acestuia. În special, în scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii, datele cu caracter personal pot fi transferate serviciilor interne de audit, Curții de Conturi Europene, Grupului pentru nereguli financiare sau Oficiului European de Luptă Antifraudă, precum și între ordonatorii de credite ai Comisiei și agențiile executive. Solicitantul are drept de acces la datele sale cu caracter personal și dreptul de a rectifica oricare dintre aceste date. În cazul în care are întrebări cu privire la prelucrarea propriilor date cu caracter personal, solicitantul le va adresa agenției care a selectat proiectul. În cazul unor conflicte, solicitantul are, de asemenea, dreptul de a sesiza în orice moment Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul programului Erasmus+, pe site-ul Comisiei și al Agenției Executive este disponibilă o declarație de confidențialitate detaliată, care include informații de contact:
https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_ro

Pentru acțiunile gestionate de EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf

Solicitantul informează persoanele ale căror date cu caracter personal sunt incluse în propunere cu privire la declarația de confidențialitate relevantă, menționată mai sus, înainte de a-și prezenta propunerile.

În cadrul unor acțiuni gestionate de Agenția Executivă, solicitanții – și, în cazul în care aceștia sunt persoane juridice, persoanele care sunt membre ale organismului administrativ, de conducere sau de supraveghere al solicitantului respectiv sau care au puteri de reprezentare, decizie sau control referitor la solicitantul respectiv sau persoane fizice sau juridice care își asumă răspundere nelimitată pentru datoriile solicitantului respectiv – sunt informați că datele lor cu caracter personal (nume, prenume în cazul persoanelor fizice, adresa, forma juridică și numele și prenumele persoanelor care dețin competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra lor, în cazul persoanelor juridice) pot fi înregistrate în sistemul de detectare timpurie și de excludere (EDES) de către ordonatorul de credite al agenției, în cazul în care se află într-una dintre situațiile menționate în Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046