Financiële garantie

Wordt de financiële draagkracht zwak bevonden, dan kan het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap van de begunstigde aan wie een subsidie van meer dan 60 000 EUR werd toegekend een voorafgaande garantie verlangen om de aan de voorfinancieringsbetaling verbonden financiële risico’s te beperken. Deze garantie kan worden verlangd voor maximaal hetzelfde bedrag als de voorfinancieringsbetaling(en)

Deze garantie heeft tot doel een bank of financiële instelling op eerste vordering onherroepelijk hoofdelijk aansprakelijk of garant te stellen voor de uit de subsidieovereenkomst voortvloeiende verplichtingen van de begunstigde.

Deze in euro’s luidende financiële garantie wordt gesteld door een erkende bank of financiële instelling die in een EU-lidstaat is gevestigd. Wanneer de begunstigde in een niet-EU-lidstaat is gevestigd, kan het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap aanvaarden dat een in dit derde land gevestigde bank of financiële instelling deze zekerheid verstrekt, indien het van oordeel is dat deze bank of financiële instelling een gelijkwaardige financiële garantie en kenmerken biedt als een in een EU-lidstaat gevestigde bank of financiële instelling.

De garantie kan worden vervangen door een gezamenlijke borgstelling van een derde, of door hoofdelijke garanties van derden van de deelnemende organisaties die partij zijn bij dezelfde subsidieovereenkomst.

De garantie wordt vrijgegeven nadat de voorfinanciering geleidelijk is vereffend door aanrekening op een tussentijdse betaling of saldobetaling aan de begunstigde, overeenkomstig de bepalingen van de subsidieovereenkomst. Indien de saldobetaling geschiedt in de vorm van een terugbetaling, wordt de garantie vrijgegeven nadat de begunstigde in kennis is gesteld of blijft zij uitdrukkelijk van kracht tot de laatste betaling en, indien de laatste betaling geschiedt in de vorm van een terugbetaling, tot drie maanden nadat de debetnota ter kennis werd gebracht van de begunstigde.

Uitbesteding en gunning van opdrachten

De begunstigde mag specifieke technische diensten, die deel uitmaken van de taken in het kader van de actie, waarvoor gespecialiseerde vaardigheden noodzakelijk zijn (van juridische, boekhoudkundige, fiscale aard of met betrekking tot personeelszaken, IT enz.) uitbesteden of hiervoor uitvoeringsopdrachten geven. De kosten die de begunstigde voor dit soort diensten maakt, mogen derhalve als subsidiabel worden aangemerkt mits ze voldoen aan alle andere criteria die in de subsidieovereenkomst zijn vastgesteld.

Wanneer voor de uitvoering van het project goederen, werken of diensten moeten worden aanbesteed (opdracht), moeten de begunstigden de opdracht gunnen aan de economisch voordeligste inschrijving, dat wil zeggen die welke de beste verhouding tussen de kwaliteit en de prijs biedt of, in voorkomend geval, aan de inschrijver die de laagste prijs biedt. Daarbij moet ervoor worden gezorgd dat er geen belangenconflict is en dat de documenten worden bewaard voor controledoeleinden.

Voor uitvoeringsopdrachten van meer dan 60 000 euro mag het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap naast de in het vorige punt vermelde voorschriften bijzondere regels opleggen aan de begunstigde. Deze bijzondere regels worden gepubliceerd op de websites van de nationale agentschappen of het Uitvoerend Agentschap.

Informatie over de toegekende subsidies

Overeenkomstig het transparantiebeginsel en het vereiste van bekendmaking achteraf, moet informatie over de ontvangers van de middelen van de Unie worden bekendgemaakt op de website van de Commissie, het Uitvoerend Agentschap en/of de nationale agentschappen tijdens het eerste halfjaar dat volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar waarvoor ze werden toegekend.

Deze informatie kan ook elders worden gepubliceerd, bijvoorbeeld in het Publicatieblad van de Europese Unie.

De nationale agentschappen en het Uitvoerend Agentschap maken de volgende informatie bekend:

• naam en plaats van de begunstigde;
• toegekend subsidiebedrag;
• aard en doel van de subsidiëring.

Indien de begunstigde daartoe een gemotiveerd en naar behoren gestaafd verzoek indient, wordt afgezien van bekendmaking wanneer deze afbreuk zou doen aan de bij het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie beschermde rechten en vrijheden van personen of de commerciële belangen van de begunstigden zou schaden.

Openbaar gemaakte persoonsgegevens die betrekking hebben op een natuurlijke persoon worden verwijderd twee jaar na het einde van het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend.

Dat geldt ook voor persoonsgegevens die vermeld staan in officiële namen van rechtspersonen (bijvoorbeeld een vereniging of onderneming die de naam van haar oprichters voert).

Deze informatie mag niet worden bekendgemaakt voor beurzen die worden uitbetaald aan natuurlijke personen of voor andere directe steun aan de meest behoeftige natuurlijke personen (vluchtelingen en werklozen). Het is de begunstigde organisaties evenmin toegestaan dergelijke informatie openbaar te maken in verband met ontvangers van een mobiliteitssubsidie uit hoofde van het Erasmus+-programma.

Publiciteit

Naast de vereisten met betrekking tot de zichtbaarheid van het project en het delen van de projectresultaten en de projecteffecten (die toekenningscriteria vormen), geldt een minimale publiciteitsverplichting voor elk gesubsidieerd project.

In alle bekendmakingen of publicaties, ongeacht in welke vorm of via welk medium deze geschieden, inclusief via het internet, of ter gelegenheid van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt gebruikt, moeten de begunstigden duidelijk aangeven dat ze steun hebben ontvangen van de Europese Unie.

Daarbij moeten de bepalingen in de subsidieovereenkomst in acht worden genomen. Indien niet volledig aan deze eis wordt voldaan, kan de subsidie van de begunstigde worden verlaagd.

Controles en audits

Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap en/of de Europese Commissie mogen technische en financiële controles en audits uitvoeren met betrekking tot de besteding van de subsidie. Zij mogen ook de boekhouding van de begunstigde (of medebegunstigde) controleren teneinde de vaste bedragen, tegemoetkoming in de eenheidskosten en forfaitaire financiering periodiek te evalueren. De begunstigde (of medebegunstigde) verbindt zich er door de handtekening van zijn wettelijke vertegenwoordiger toe aan te tonen dat de subsidie correct werd besteed. Het is de Europese Commissie, het Uitvoerend Agentschap, de nationale agentschappen en/of de Europese Rekenkamer, OLAF, het EOM of een daardoor gemachtigd orgaan te allen tijde toegestaan controles uit te voeren op de besteding van de subsidie over een periode gaande tot vijf jaar, of tot drie jaar voor subsidies van niet meer dan 60 000 EUR, die ingaat op de datum van betaling van het saldo of van de uitvoering van de terugvordering door het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap. Bijgevolg moeten begunstigden gegevens, originele bewijsstukken, statistische gegevens en andere documenten met betrekking tot de subsidie gedurende deze periode bewaren.

Voor rechtstreeks door het Uitvoerend Agentschap EACEA beheerde projecten kunnen verschillende auditprocedures worden toegepast naargelang van het soort actie, de omvang van de toegekende subsidie en de subsidievorm.

De gedetailleerde bepalingen inzake controles en audits worden uitvoerig beschreven in de subsidieovereenkomst.

Gegevensbescherming

Alle persoonsgegevens die zijn opgenomen in het aanvraagformulier of in de subsidieovereenkomst worden door het nationaal agentschap, het Uitvoerend Agentschap of de Europese Commissie verwerkt met inachtneming van:

• Voor de verwerking die vereist is in het kader van een officieel richtsnoer of van instructies van de Europese Commissie of die noodzakelijk is voor de uitvoering van het Erasmus+-programma: Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018[1] betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (Voor de EER relevante tekst);
• Voor alle verwerking voor andere doeleinden, niet vereist in het kader van een officieel richtsnoer of instructies van de Europese Commissie noch noodzakelijk voor de uitvoering van het Erasmus+-programma:
  • de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016[2]) voor:
    • alle persoonsgegevens die worden verwerkt door een verwerkingsverantwoordelijke of verwerker in de EU/EER;
    • alle persoonsgegevens van betrokkenen die zich in de EU/EER bevinden op de begindatum van de verwerking;
  • de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming voor alle andere verwerking.

In dergelijke gevallen treedt de entiteit die beslist over de middelen voor en doeleinden van de verwerking voor deze andere doeleinden in de plaats van de Europese Commissie als verantwoordelijke en aansprakelijke voor de gegevensverwerking op grond van de op die entiteit toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Tenzij deze zijn aangegeven als optioneel, zijn de antwoorden van de aanvrager op de vragen in het aanvraagformulier nodig voor het evalueren en nader verwerken van de subsidieaanvraag in overeenstemming met de Erasmus+-programmagids. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor dat doel verwerkt door de afdeling of eenheid die verantwoordelijk is voor het betrokken subsidieprogramma van de Unie (voor de gegevensverwerking verantwoordelijke dienst). Persoonsgegevens kunnen op basis van het "need to know"-beginsel worden doorgegeven aan derden die betrokken zijn bij de evaluatie van aanvragen of bij de subsidiebeheersprocedure, onverminderd de doorgifte aan de organen die belast zijn met toezichts- en inspectietaken in overeenstemming met de Uniewetgeving of aan organen die gemachtigd zijn om het programma en de daarmee samenhangende acties te evalueren. Met name kunnen persoonsgegevens met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Unie worden doorgegeven aan interne auditdiensten, de Europese Rekenkamer, de Instantie voor financiële onregelmatigheden of het Europees Bureau voor fraudebestrijding en tussen ordonnateurs van de Commissie en de Uitvoerende Agentschappen. De aanvragers hebben recht van toegang tot hun eigen persoonsgegevens, alsmede het recht om die gegevens te corrigeren. Met eventuele vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens kunnen de aanvragers terecht bij het agentschap dat het project heeft geselecteerd. Bij conflicten heeft de aanvrager ook altijd het recht om beroep aan te tekenen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

In verband met de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het Erasmus+-programma is op de website van de Commissie en van het Uitvoerend Agentschap een uitgebreide privacyverklaring te vinden met de nodige contactgegevens: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en

Voor door EACEA beheerde acties: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf 

De aanvrager stelt de personen van wie persoonsgegevens zijn opgenomen in het voorstel op de hoogte van de relevante privacyverklaring, zoals hierboven uiteengezet, voordat de voorstellen worden ingediend.

In het kader van door het Uitvoerend Agentschap beheerde acties worden aanvragers — en, indien dit rechtspersonen zijn, personen die lid zijn van het bestuurlijke, leidinggevende of toezichthoudende orgaan van die aanvrager of die vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid ten aanzien van die aanvrager hebben, dan wel natuurlijke of rechtspersonen die onbeperkt aansprakelijk zijn voor de schulden van die aanvrager — ervan in kennis gesteld dat hun persoonsgegevens (naam, voornaam in geval van een natuurlijke persoon, adres, rechtsvorm en naam en voornaam van de personen met vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid in geval van een rechtspersoon) door de ordonnateur van het Agentschap kunnen worden geregistreerd in het systeem voor vroegtijdige opsporing en uitsluiting (EDES), indien zij zich in een van de in Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 genoemde situaties bevinden