Subsidieovereenkomst

Wanneer het project wordt geselecteerd voor een EU-subsidie uit hoofde van het Erasmus+-programma:

• wordt een subsidieovereenkomst ondertekend tussen de aanvrager en het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap. De aanvrager ontvangt de subsidieovereenkomst en moet die ondertekend terugsturen naar het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap; het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap ondertekent de overeenkomst als laatste. Zodra beide partijen de overeenkomst hebben ondertekend, wordt de aanvrager de begunstigde van de EU-subsidie en mag het project worden gestart¹

Subsidieovereenkomsten kunnen de vorm aannemen van overeenkomsten met één begunstigde, waarbij de aanvrager de enige begunstigde is, dan wel van overeenkomsten met meerdere begunstigden, waarbij alle partnerorganisaties van het consortium begunstigden van de overeenkomst worden. De overeenkomst met meerdere begunstigden wordt ondertekend door de coördinator die het enige contactpunt is voor het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap. Niettemin ondertekenen alle andere organisaties die aan een project deelnemen (medebegunstigden) een toetredingsformulier, waarbij zij de coördinator machtiging verlenen om als hoofdbegunstigde op te treden. Doorgaans moeten de toetredingsformulieren van elke partner aan de coördinator in de aanvraagfase worden gegeven. Gebeurt dat op een later tijdstip, dan moeten deze toetredingsformulieren uiterlijk bij de ondertekening van de subsidieovereenkomst beschikbaar zijn.

Opmerking: wat betreft mobiliteitsprojecten voor hogeronderwijsstudenten en -personeel, mobiliteitsprojecten voor lerenden en personeel van beroepsonderwijs en -opleiding, mobiliteitsprojecten voor leerlingen en personeel in schoolonderwijs en mobiliteitsprojecten voor lerenden en personeel in volwasseneneducatie, zijn geen toetredingsformulieren vereist voor partnerorganisaties die gevestigd zijn in andere landen dan het land van de aanvragende organisatie. Organisaties die lid zijn van nationale consortia op het gebied van hoger onderwijs, beroepsonderwijs en -opleiding, schoolonderwijs en volwasseneneducatie zijn wel verplicht een toetredingsformulier te geven aan de aanvragende organisatie.

Subsidiebedrag

De aanvaarding van een aanvraag houdt geen verbintenis in tot toekenning van financiële steun ter hoogte van het aangevraagde bedrag. De aangevraagde financiële steun kan worden verlaagd op basis van de specifieke financiële regels die van toepassing zijn op een bepaalde actie.

De toekenning van een subsidie in een bepaalde selectieronde schept geen recht op toekenning tijdens volgende ronden. Er zij op gewezen dat het in de overeenkomst vastgestelde subsidiebedrag een maximum is dat niet kan worden verhoogd, zelfs indien de begunstigde om een hoger bedrag verzoekt.

De door het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap overgemaakte financiële middelen moeten worden geïdentificeerd door de rekening of subrekening van de begunstigde van de subsidiebetaling.

Betalingsprocedures

Afhankelijk van het soort actie, de looptijd van de subsidieovereenkomst en de beoordeling van het financiële risico worden verschillende betalingsprocedures toegepast op de uit hoofde van het Erasmus+-programma ondersteunde projecten.

Afgezien van de eerste voorfinancieringsbetaling, worden alle andere bedragen betaald of teruggevorderd op basis van de analyse van de door de begunstigde ingediende verslagen of betalingsverzoeken (de modellen van deze documenten worden in de loop van het jaar gepubliceerd op de websites van de nationale agentschappen of op het portaal voor Funding & Tenders voor het Uitvoerend Agentschap).

De in het kader van het Erasmus+-programma toegepaste betalingsprocedures worden hieronder toegelicht.

Voorfinanciering

Een voorfinancieringsbedrag wordt betaald aan de begunstigde binnen 30 dagen nadat de laatste partij de subsidieovereenkomst heeft ondertekend (“inwerkingtreding”) en, voor zover van toepassing, wanneer er gepaste financiële zekerheden werden ontvangen (zie het gedeelte “Financiële garantie” hieronder). Voorfinanciering dient om de begunstigde kasmiddelen te verstrekken. Nationale agentschappen of het Uitvoerend Agentschap mogen besluiten de eerste voorfinanciering in verschillende tranches te betalen. Zij mogen ook besluiten om de voorfinanciering te verlagen of helemaal geen voorfinanciering te betalen, indien de financiële draagkracht van de begunstigde zwak wordt bevonden.

Verdere voorfinancieringsbetalingen

Voor bepaalde acties worden verdere voorfinancieringsbetalingen overgemaakt aan de begunstigde binnen 60 kalenderdagen nadat het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap verzoeken tot verdere voorfinancieringsbetaling heeft ontvangen van de begunstigde, enkel wanneer het verzoek tot verdere voorfinancieringsbetaling vergezeld gaat van een voorfinancieringsverslag. De begunstigde mag om deze verdere voorfinancieringsbetalingen verzoeken wanneer ten minste 70 % van het eerder betaalde voorfinancieringsbedrag is opgebruikt. Blijkt uit het bestedingsoverzicht van het (de) eerder betaalde voorfinancieringsbedrag(en) dat minder dan 70 % daarvan is opgebruikt ter dekking van kosten van de actie, dan zal het bedrag van de nieuwe voorfinanciering dat moet worden uitgekeerd, worden verminderd met de ongebruikte bedragen van de eerder betaalde voorfinanciering.

Tussentijdse of voortgangs-/technische verslagen

Begunstigden kan worden gevraagd om bij het verzoek om een tussentijdse betaling een periodiek of tussentijds verslag in te dienen.

In andere gevallen kan de begunstigden ook worden verzocht een voortgangsverslag in te dienen met informatie over de uitvoeringsstatus van het project. Voortgangsverslagen leiden niet tot een nieuwe betaling. De tussentijdse verslagen en de voortgangsverslagen moeten worden ingediend binnen de in de subsidieovereenkomst vastgestelde uiterste termijn.

Eindbetaling of terugvordering van het saldo

Het bedrag van de laatste betaling aan de begunstigde wordt bepaald op basis van een eindverslag dat moet worden ingediend binnen de in de subsidieovereenkomst vastgestelde termijn. Indien a) de gesubsidieerde evenementen niet of anders dan gepland worden uitgevoerd, b) de werkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten minder bedragen dan werd aangegeven in de aanvraagfase, of c) de verwezenlijkte activiteiten/resultaten van gebrekkige kwaliteit zijn, kan de financiële steun verhoudingsgewijs worden verlaagd of moet de begunstigde, in voorkomend geval, reeds als voorfinanciering ontvangen, te veel overgemaakte bedragen terugbetalen.

Voor sommige acties betaalt het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap de toegekende subsidie integraal uit via voorfinancieringen. In dat geval is geen saldobetaling verschuldigd. Indien echter uit het eindverslag dat de begunstigde binnen de in de subsidieovereenkomst vastgestelde termijn moet indienen, blijkt dat a) de gesubsidieerde evenementen niet of anders dan gepland worden uitgevoerd, b) de werkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten minder bedragen dan werd aangegeven in de aanvraagfase, of c) de verwezenlijkte activiteiten/resultaten van gebrekkige kwaliteit zijn, dan moet de begunstigde reeds als voorfinanciering ontvangen, te veel overgemaakte bedragen terugbetalen.

Voorfinancieringsbetalingen (of delen daarvan) kunnen (zonder toestemming van de begunstigden) worden verrekend met bedragen die door een begunstigde verschuldigd zijn aan de steunverlenende autoriteit — tot het bedrag dat aan die begunstigde verschuldigd is.

Als algemene regel wordt de laatste betaling uitgevoerd of wordt verzocht tot terugbetaling van het saldo binnen 60 kalenderdagen na ontvangst van het eindverslag.

Footnote

• 1 Zie voetnoot hierboven. ↩ back