L-applikazzjonijiet kollha riċevuti mill-Aġenziji Nazzjonali jew mill-Aġenzija Eżekuttiva jgħaddu minn proċedura ta’ evalwazzjoni.

Il-proċedura ta’ evalwazzjoni

Il-proposti tal-proġett huma evalwati mill-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva li tirċievi l-applikazzjoni, esklużivament abbażi tal-kriterji deskritti f’din il-Gwida. L-evalwazzjoni timplika:

• kontroll biex jiġi vverifikat li l-applikazzjoni tissodisfa l-kriterji tal-ammissibbiltà
• kontroll biex jiġi vverifikat li l-applikant u l-attivitajiet proposti jissodisfaw il-kriterji tal-eliġibbiltà
• kontroll biex jiġi vverifikat li l-applikant jissodisfa l-kriterji tal-esklużjoni u tal-għażla (jiġifieri l-kapaċità operazzjonali u finanzjarja);
• valutazzjoni tal-kwalità biex jiġi evalwat kemm l-applikazzjoni tissodisfa l-kriterji għall-għoti. Ħafna tad-drabi tali valutazzjoni tal-kwalità titwettaq bl-appoġġ tal-esperti indipendenti. Fil-valutazzjoni tagħhom, l-esperti se jiġu appoġġati minn linji gwida żviluppati mill-Kummissjoni Ewropea; Għall-azzjonijiet ġestiti mill-Aġenziji Nazzjonali tal-Erasmus+, dawn il-linji gwida se jkunu disponibbli fuq is-siti web tal-Kummissjoni Ewropea u tal-Aġenziji responsabbli għall-ġestjoni tal-proġetti tal-Erasmus+ f’kull pajjiż;
• verifika li l-proposta ma tippreżentax riskji ta’ finanzjament doppju. Jekk ikun neċessarju, tali verifika titwettaq f’kooperazzjoni ma’ Aġenziji oħrajn jew ma’ partijiet ikkonċernati oħrajn.

L-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva se taħtar kumitat ta’ evalwazzjoni biex jiġġestixxi l-proċess kollu tal-għażla. Fuq il-bażi tal-valutazzjoni mwettqa mill-kumitat ta’ evalwazzjoni – jekk ikun meħtieġ bl-appoġġ tal-esperti – se jagħżel u jistabbilixxi lista ta’ proġetti proposti għall-għoti tal-għotja.

Għall-azzjonijiet kollha koperti minn din il-Gwida, matul il-proċess ta’ evalwazzjoni, l-applikanti jistgħu jintalbu jipprovdu informazzjoni addizzjonali jew jiċċaraw id-dokumenti ta’ sostenn sottomessi b’rabta mal-applikazzjoni, bil-kundizzjoni li dik l-informazzjoni jew kjarifika ma tibdilx il-proposta b’mod sostanzjali. Informazzjoni u kjarifiki addizzjonali jkunu partikolarment iġġustifikati fil-każ ta’ żbalji klerikali ovvji li jsiru mill-applikant, jew f’dawk il-każijiet li fihom – għall-proġetti ffinanzjati permezz ta’ ftehimiet multibenefiċjarji – wieħed jew aktar mill-mandati tas-sħab ikunu neqsin (għal ftehimiet multibenefiċjarji, ara t-taqsima “Ftehim ta’ għotja” hawn taħt).

Deċiżjoni finali

Fi tmiem il-proċedura ta’ evalwazzjoni, l-Aġenzija Nazzjonali jew Eżekuttiva tiddeċiedi dwar il-proġetti li għandhom jingħataw għotja fuq abbażi:

• tal-lista ta’ klassifikazzjoni proposta mill-kumitat għall-evalwazzjoni;
• tal-baġit disponibbli għal kwalunkwe Azzjoni partikolari (jew kwalunkwe attività partikolari fi ħdan Azzjoni)

Wara t-tlestija tal-proċedura ta’ evalwazzjoni, il-fajls tal-applikazzjoni u l-materjal ta’ akkumpanjament ma jintbagħtux lura lill-applikant, irrispettivament mill-eżitu tal-proċedura.

Notifika tar-riżultati

L-applikanti kollha se jiġu informati dwar ir-riżultat tal-evalwazzjoni permezz ta’ ittra tar-riżultat tal-evalwazzjoni. Din l-ittra se jkun fiha aktar struzzjonijiet dwar il-passi li jmiss fil-proċess lejn l-iffirmar tal-ftehim ta’ għotja.

Għall-azzjonijiet ġestiti mill-Aġenzija Eżekuttiva:

L-applikanti li l-applikazzjonijiet tagħhom jirnexxu jiġu mistiedna għat-tħejjija tal-għotja; l-oħrajn jitqiegħdu fil-lista ta’ riżerva jew jiġu rrifjutati. L-istedina għat-tħejjija tal-għotja ma tikkostitwixxix impenn formali għall-finanzjament. L-Aġenzija Eżekuttiva xorta se tkun meħtieġa tagħmel diversi kontrolli legali qabel ma tagħti l-għotja: il-validazzjoni tal-entità legali, il-kapaċità finanzjarja, il-verifika tal-esklużjoni, eċċ. F’dan iż-żmien, l-applikanti se jintalbu jissottomettu d-data finanzjarja tal-organizzazzjoni tagħhom u jaħtru LEAR.

Jekk l-applikant jemmen li l-proċedura ta’ evalwazzjoni kienet żbaljata, huwa jista’ jissottometti lment (wara l-iskadenzi u l-proċeduri stabbiliti fl-ittra ta’ notifika dwar l-eżitu tal-evalwazzjoni). Jekk jogħġbok innota li n-notifiki li ma jkunux nfetħu fi żmien 10 ijiem wara li jintbagħtu jitqiesu li jkunu ġew aċċessati u li l-iskadenzi se jingħaddu mill-ftuħ/aċċess (ara wkoll it-Termini u l-Kundizzjonijiet tal-Portal ta’ Finanzjament u ta’ Offerti: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/docs/2021-2027/common/ftp/tc_en.pdf). Jekk jogħġbok kun af ukoll li għall-ilmenti sottomessi b’mod elettroniku, jista’ jkun hemm limitazzjonijiet fil-karattri.

Skeda ta’ żmien indikattiva għan-notifika tad-deċiżjoni dwar l-għoti tal-għotja u l-iffirmar tal-ftehim ta’ għotja:

Fil-każ ta’ proġetti tal-Azzjoni Ewlenija 1 ġestiti mill-Aġenziji Nazzjonali tal-Erasmus+, in-notifika tad-deċiżjoni ta’ għoti u l-iffirmar tal-ftehim ta’ għotja se jsiru, b’mod indikattiv, 4 xhur wara l-iskadenza tas-sottomissjoni.

Fil-każ ta’ proġetti tal-Azzjoni Ewlenija 2 ġestiti mill-Aġenziji Nazzjonali tal-Erasmus+, in-notifika tad-deċiżjoni ta’ għoti u l-iffirmar tal-ftehim ta’ għotja se jsiru, b’mod indikattiv, 5 xhur wara l-iskadenza tas-sottomissjoni.

Fil-każ ta’ proġetti Azzjoni Ewlenija 2 u tal-Azzjoni Ewlenija 3 ġestiti mill-Aġenzija Eżekuttiva, in-notifika tad-deċiżjoni ta’ għoti se ssir, b’mod indikattiv, 6 xhur wara l-iskadenza tas-sottomissjoni u l-iffirmar tal-ftehim ta’ għotja se jsir, b’mod indikattiv, 9 xhur wara l-iskadenza tas-sottomissjoni.