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Étape 3: Vérification des conditions financières

Types de subventions

Les subventions peuvent revêtir les formes suivantes:

  1. la subvention à coûts réels mixtes:
    1. remboursement des coûts éligibles réellement engagés: par exemple, les frais exceptionnels au titre des actions de mobilité relevant de l’action clé nº 1;
    2. remboursement sur la base des coûts unitaires qui couvrent certaines catégories spécifiques de coûts éligibles clairement déterminés à l’avance par référence à un montant par unité, par exemple la contribution aux frais de séjour dans le cadre des projets de mobilité relevant de l’action clé nº 1;
  2. la contribution forfaitaire1 : Cela signifie que le montant accordé sera fixe, sur la base d’un montant forfaitaire ou d’un financement non lié aux coûts. Le montant forfaitaire est calculé conformément à la méthodologie définie dans la décision sur les montants forfaitaires et à l’aide du tableau budgétaire détaillé/du calculateur fourni (le cas échéant). Il pourra s’agir:
    1. de subventions forfaitaires fondées sur le budget: le montant sera fixé par l’autorité chargée de l’octroi sur la base du budget prévisionnel du projet, du résultat de l’évaluation et d’un taux de financement déterminé dans l’appel (partie B du présent guide).  Le budget prévisionnel doit être conforme aux conditions d’éligibilité de base pour les subventions à coûts réels de l’UE (pour les actions gérées par l’EACEA, voir l’article 6 de la convention de subvention annotée);
    2. d’allocations forfaitaires fixées au préalable: le montant est fixé au préalable par l’autorité chargée de l’octroi dans l’appel (partie B du présent guide);
  3. une combinaison des subventions susmentionnées.

Le mécanisme de financement appliqué au titre du programme Erasmus+ octroie, la plupart du temps, des subventions fondées sur le remboursement sur la base des coûts unitaires ou des montants forfaitaires. Ces types de subventions permettent aux candidats de calculer facilement le montant de la subvention demandée et contribuent à une planification financière réaliste du projet.

Pour savoir quel type de subvention est appliqué à chaque élément de financement au titre des différentes actions Erasmus+ couvertes par le présent guide, reportez-vous à la description de chaque action de la partie B, section «Quelles sont les règles de financement?».

Principes applicables aux subventions européennes

Non-rétroactivité

Les subventions européennes ne peuvent pas être attribuées rétroactivement à des projets déjà terminés.

Une subvention européenne ne peut être octroyée à un projet déjà entamé que dans le cas où le candidat, dans la proposition de projet, peut établir la nécessité de démarrer le projet avant la signature de la convention de subvention. Dans ce cas, les coûts pouvant prétendre à un financement ne doivent pas être intervenus avant la date de soumission de la demande de subvention.

Le candidat qui démarre le projet avant la signature de la convention de subvention le fait à ses propres risques.

Soumissions multiples

Pour les actions gérées par l’Agence exécutive, les candidats peuvent soumettre plusieurs propositions pour différents projets dans le cadre d’un même appel (et bénéficier d’un financement pour ces propositions). Les organisations peuvent participer à plusieurs propositions. Toutefois, s’il y a plusieurs propositions pour des projets très similaires, une seule proposition sera acceptée et évaluée; les candidats seront invités à retirer l’une d’elles (ou celle-ci sera refusée).

Les propositions peuvent être modifiées et soumises à nouveau jusqu’à la date limite de soumission.

Pour les actions gérées par les agences nationales, en cas de soumissions multiples de la même candidature par le même candidat auprès de différentes agences, toutes les candidatures seront rejetées. Si des candidatures presque identiques ou similaires sont soumises par le même candidat auprès de la même agence ou de différentes agences, elles seront toutes soumises à une évaluation spécifique et pourront toutes être rejetées.

Contenu original et identification de l’auteur

Le contenu original de toutes les demandes de projets et d’accréditations doit être rédigé par le candidat ou d’autres organisations déposant une demande conjointe de subvention. Les établissements d’enseignement supérieur soumettant une candidature pour des activités de mobilité internationale peuvent associer à la rédaction de leur candidature leurs établissements d’enseignement supérieur partenaires issus de pays non associés au programme. Aucune autre organisation ou personne externe ne peut être rémunérée ou indemnisée de quelque manière pour la rédaction de la demande. L’agence nationale peut à tout moment exclure le candidat du processus de sélection ou mettre fin à un projet/une accréditation attribués si elle établit que ces règles n’ont pas été respectées.

Financement non cumulatif

Tout projet financé par l’UE ne peut recevoir qu’une seule subvention à charge du budget européen en faveur d’un même bénéficiaire. Les mêmes coûts ne peuvent en aucun cas être financés deux fois par le budget de l’Union.

Pour éviter tout risque de double financement, le candidat doit indiquer les sources et les montants de tout autre financement qu’il a reçu ou pour lequel il a posé sa candidature au cours de la même année, qu’il s’agisse du même projet ou d’un autre, y compris les subventions de fonctionnement. Pour les actions gérées par les agences nationales, cela sera indiqué dans le formulaire de candidature. Pour les actions gérées par l’Agence exécutive, cela sera vérifié au moyen de la déclaration sur l’honneur.

Non-Profit

Une subvention financée sur le budget de l’Union ne doit pas avoir pour finalité ou effet de produire un profit dans le cadre du projet réalisé par le bénéficiaire. Le profit est défini comme l’excédent calculé lors du paiement du solde, des recettes sur les coûts admissibles de l’action ou du programme de travail, lorsque les recettes sont limitées à la subvention de l’Union et aux recettes générées par cette action ou ce programme de travail2 . Le principe de non-profit ne s’applique pas aux subventions prenant la forme d’un coût unitaire, d’un montant forfaitaire ou d’un financement à taux forfaitaire, notamment les bourses, ni aux demandes de subvention ne dépassant pas 60 000 EUR.

Lorsqu’un profit est réalisé, la Commission est autorisée à recouvrer le pourcentage du profit correspondant à la contribution de l’Union aux coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire lors de la réalisation de l’action.

Le cofinancement sous forme de contributions en nature ne sera pas pris en compte pour calculer le profit généré.

Cofinancement

Par ailleurs, une subvention européenne, qui repose sur le principe du cofinancement, est une incitation à la réalisation de projets qui ne seraient pas possibles sans le soutien financier de l’UE. Le cofinancement implique que la subvention européenne ne peut pas financer l’intégralité des coûts du projet et que celui-ci doit donc être complété par des sources de cofinancement autres (par exemple, les ressources propres du bénéficiaire, les recettes générées par l’action ou les contributions financières de tiers).

Lorsque la subvention européenne prend la forme d’un coût unitaire, d’un montant forfaitaire ou d’un financement à taux forfaitaire (ce qui est le cas de la plupart des actions couvertes dans ce guide), les principes de non-profit et de cofinancement sont assurés préalablement par la Commission pour l’ensemble de l’action au moment où elle définit les taux ou pourcentages de ces unités, montants forfaitaires et taux forfaitaires. Le respect des principes de non-profit et de cofinancement est généralement présumé, de sorte que les candidats ne sont pas tenus de fournir d’informations sur les sources de financement autres que la subvention européenne, ni de justifier les coûts exposés au titre du projet.

Cependant, le versement de la subvention sur la base du remboursement en fonction des coûts unitaires, des montants forfaitaires ou d’un financement à taux forfaitaire se fait sans préjudice du droit d’accès aux dossiers réglementaires des bénéficiaires. Lorsqu’un contrôle ou un audit révèle que l’événement générateur n’a pas eu lieu (activités du projet non réalisées telles qu’approuvées au stade de la candidature, participants ne prenant pas part aux activités, etc.) et que le bénéficiaire a indûment perçu un paiement au titre d’une subvention fondée sur le remboursement en fonction des contributions aux coûts unitaires, des montants forfaitaires ou un financement à taux forfaitaire, l’agence nationale ou l’Agence exécutive a le droit de récupérer le montant de la subvention. De même, si les activités ou les productions ne sont pas réalisées ou qu’elles le sont de manière insatisfaisante (y compris en cas de non-respect d’une obligation contractuelle), la subvention pourra être réduite, en tenant compte de l’état d’achèvement de l’action. En outre, la Commission européenne peut, à des fins statistiques et de surveillance, réaliser des enquêtes sur des échantillons de bénéficiaires, en vue de quantifier les coûts réels exposés dans le cadre de projets financés sur la base du remboursement en fonction des contributions aux coûts unitaires, de montants forfaitaires ou d’un financement à taux forfaitaire.

Coûts éligibles et non éligibles et contributions applicables aux subventions à coûts réels mixtes

Pour être éligibles, les coûts et la contribution doivent remplir les conditions d’éligibilité fixées ci-dessous3 :

Coûts éligibles – Conditions générales

  • ​​​​​​​Pour les coûts réels:
  • ils doivent être réellement exposés par le bénéficiaire;
  • ils doivent être exposés pendant la durée du projet, à l’exception des coûts relatifs aux rapports finaux et aux certificats d’audit, qui peuvent être exposés ultérieurement;
  • ils doivent figurer dans le budget prévisionnel du projet;
  • ils doivent être nécessaires pour la mise en œuvre du projet faisant l’objet de la subvention;
  • ils doivent être identifiables et vérifiables et, notamment, être inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables du pays dans lequel le bénéficiaire est établi et aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique;
  • ils doivent satisfaire aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable;
  • ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience.

Pour les coûts unitaires et les contributions:

  • ils doivent être déclarés dans l’une des catégories budgétaires prévues dans le budget prévisionnel du projet;
    • les unités doivent:
      • ​​​​​​​être effectivement utilisées ou produites par le bénéficiaire au cours de la période de mise en œuvre;
      • être nécessaires à la mise en œuvre de l’action; et
    • le nombre d’unités doit être identifiable et vérifiable, et, le cas échéant, étayé par les pièces et documents spécifiés dans la présente annexe.

Pour les contributions forfaitaires:

  • elles doivent être déclarées dans l’une des catégories budgétaires prévues dans le budget prévisionnel du projet;
  • les travaux doivent être correctement mis en œuvre par le bénéficiaire conformément à la convention de subvention;
  • les éléments livrables/résultats doivent être obtenus au cours de la période de mise en œuvre.

Coûts éligibles – Conditions spécifiques

Les coûts éligibles peuvent être directs ou indirects.

Coûts directs

Les coûts directs éligibles d’une action sont les coûts qui, dans le respect des conditions d’éligibilité précitées, peuvent être identifiés comme étant des coûts spécifiques directement liés à la réalisation de l’action et pouvant donc faire l’objet d’une imputation directe. Outre les coûts directs éligibles qui seront indiqués dans l’appel à propositions, les catégories de coûts suivantes sont également considérées comme éligibles:

  • les coûts liés à une garantie de préfinancement fournie par le bénéficiaire de la subvention, lorsque cette garantie est exigée par l’agence nationale;
  • les coûts liés aux certificats sur les états financiers et les rapports de vérification opérationnelle lorsque ces certificats ou rapports sont nécessaires à l’appui des demandes de paiement par l’agence nationale;
  • les coûts d’amortissement, à condition qu’ils soient réellement engagés par le bénéficiaire.

S’ils sont autorisés pour une action spécifique, veuillez tenir compte du fait que les frais liés aux bénévoles ne sont pas une catégorie de frais classique. Il n’y a pas de coûts, car les bénévoles travaillent gratuitement, mais il est néanmoins possible d’ajouter au budget un coût unitaire fixé au préalable (par bénévole)4 , ce qui vous permet de prendre en compte le travail des bénévoles aux fins de la subvention (en augmentant le montant du remboursement jusqu’à 100 % des coûts normaux, c’est-à-dire des catégories de coûts autres que celles relatives aux bénévoles).

Pour les actions gérées par l’Agence exécutive, pour calculer les frais de voyage, d’hébergement et de séjour, veuillez utiliser les coûts unitaires pour les voyages, l’hébergement et le séjour indiqués dans la décision de la Commission (2021)  355 . Veuillez par ailleurs noter que les propriétaires de petites et moyennes entreprises et les bénéficiaires qui sont des personnes physiques sont éligibles en application de la décision de la Commission du 20 octobre 2020 autorisant l’utilisation de coûts unitaires pour les coûts de personnel des propriétaires de petites et moyennes entreprises et des bénéficiaires qui sont des personnes physiques ne percevant pas de salaire pour les travaux qu’elles ont effectués elles-mêmes dans le cadre d’une action ou d’un programme de travail6 .

En ce qui concerne les sites web des projets, les frais de communication pour la présentation du projet sur les sites web ou les comptes des réseaux sociaux des participants sont éligibles.

Le soutien financier à des tiers est éligible uniquement s’il est prévu par l’appel (partie B du présent guide du programme).

Les procédures de comptabilité et de contrôle internes du bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct des coûts et des recettes déclarés au titre du projet avec les états comptables et les pièces justificatives correspondants.

Taxe Sur La Valeur Ajoutée (TVA)

La taxe sur la valeur ajoutée ne sera considérée comme un coût éligible que si elle ne peut pas être récupérée au titre de la législation nationale en vigueur en matière de TVA7 . La seule exception concerne les activités ou opérations auxquelles des États, des autorités publiques régionales et locales et d’autres organismes publics prennent part en tant qu’autorités publiques8 . De plus:

  • la TVA déductible qui n’a pas été déduite (en raison de dispositions nationales ou de la négligence des bénéficiaires) n’est pas éligible;
  • la directive en matière de TVA ne s’applique pas aux pays tiers. Les organisations de pays tiers non associés au programme peuvent être exemptées des taxes (dont la TVA), des droits et des redevances si un accord a été signé entre la Commission européenne et le pays tiers non associé au programme dans lequel l’organisation est établie.

Coûts indirects éligibles

Les coûts indirects sont les coûts qui ne sont pas directement liés à l’exécution de l’action et ne peuvent donc lui être directement attribués.

Pour certains types de projets (pour plus de détails sur les règles de financement des actions, reportez-vous à la partie B de ce guide), un montant forfaitaire plafonné à 7 % des coûts directs éligibles du projet (à l’exception des frais de volontariat, le cas échéant) est éligible au titre des coûts indirects. Il représente les coûts administratifs généraux du bénéficiaire n’étant pas déjà couverts par les coûts directs éligibles (électricité, internet, coûts des locaux, etc.), mais pouvant être considérés comme imputables au projet.

Les coûts indirects ne peuvent inclure des coûts imputés à une autre catégorie budgétaire. Les coûts indirects ne sont pas éligibles lorsque le bénéficiaire perçoit déjà une subvention de fonctionnement au titre du budget de l’Union (par exemple, dans le cadre de l’appel à propositions relatif à la coopération de la société civile au titre du programme Erasmus+).

Coûts non éligibles

Les coûts suivants ne sont pas considérés comme éligibles:

  • la rémunération du capital et les dividendes payés par un bénéficiaire;
  • les charges de la dette et du service de la dette;
  • les provisions pour pertes ou dettes;
  • les intérêts débiteurs;
  • les créances douteuses;
  • les pertes de change;
  • les coûts déclarés par le bénéficiaire au titre d’une autre action donnant lieu à une subvention financée par le budget de l’Union;
  • les dépenses démesurées ou inconsidérées;
  • les contributions en nature apportées par des tiers;
  • dans le cas d’une location ou d’un crédit-bail d’équipement, le coût du rachat éventuel au terme de la période de location ou de crédit-bail;
  • les frais d’ouverture et de gestion de comptes bancaires (y compris les coûts des transferts depuis/vers l’agence nationale ou l’Agence exécutive imputés par la banque du bénéficiaire);
  • la TVA, lorsqu’elle est considérée comme récupérable au regard de la législation nationale en vigueur en matière de TVA (voir le paragraphe ci-dessus sur la taxe sur la valeur ajoutée);
  • les contributions en nature sont autorisées, mais elles ne peuvent pas être déclarées en tant que coûts.

Sources de financement

Le candidat doit indiquer dans le formulaire de candidature la contribution de sources autres que la subvention européenne. Le cofinancement externe peut prendre la forme de ressources propres du bénéficiaire, de contributions financières de tiers ou de recettes générées par le projet. Si, au moment du rapport final et de la demande de paiement du solde, il apparaît que les recettes sont supérieures (voir la section sur l’absence de profit et le cofinancement) aux coûts éligibles exposés dans le cadre du projet, l’agence nationale ou l’Agence exécutive est autorisée à récupérer le pourcentage du profit correspondant à la contribution de l’Union aux coûts éligibles réellement exposés par le bénéficiaire pour mener à bien le projet. Cette disposition ne concerne pas les projets pour lesquels une subvention ne dépassant pas 60 000 EUR est demandée.

Les contributions en nature en provenance de tiers ne sont pas considérées comme une source possible de cofinancement.