La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations spécifiques supplémentaires par rapport à la déclaration relative à la protection de la vie privée du Mobility Tool+. Ces informations supplémentaires concernent le traitement et la protection de vos données à caractère personnel durant la période de COVID-19.
- Introduction
- Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
- Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
- Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?
- Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
- Quels sont vos droits et comment les exercer?
- Coordonnées
- Où trouver des informations plus détaillées?
1. Introduction
La Commission européenne (ci-après la «Commission») s’engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001].
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées, l'usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les informations relatives à l’opération de traitement «Participants à Erasmus+ et au corps européen de solidarité touchés par la situation liée au COVID-19» effectuée par la DG EAC.B.4 sont présentées ci-dessous.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Finalité du traitement:
La DG EAC utilise les informations à caractère personnel issues de Mobility Tool+ pour identifier les participants à Erasmus+ et au corps européen de solidarité qui résident actuellement hors de leur pays d’origine dans le cadre d'un projet de mobilité, et pour fournir ces informations aux agences nationales, afin qu’elles puissent activer les canaux de communication et de soutien nécessaires. Pour cela, elle peut être amenée à communiquer les coordonnées des participants aux autorités nationales et à d’autres organismes publics.
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Ce traitement supplémentaire de vos données à caractère personnel, collectées dans le cadre du registre relatif à la protection des données pour le «Mobility Tool+», est fondé sur l’article 5, paragraphe 1, point e), étant donné qu’il est «nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée [vous] ou d’une autre personne physique».
Les données traitées ne relèvent pas du champ d’application des dispositions sur les limitations (article 25) et la consultation préalable (article 40) énoncées dans le règlement 2018/1725.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Aux fins de cette opération de traitement, la DG EAC recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:
Données concernant les participants à un projet de mobilité ou à un projet du corps européen de solidarité:
- Identifiant du projet de mobilité
- Prénom du/de la participant(e)
- Nom du/de la participant(e)
- Adresse électronique du/de la participant(e)
- Adresse légale
- Adresse électronique de la personne de contact au sein de l'organisation d'envoi
- Numéro de téléphone de la personne de contact au sein de l'organisation d’envoi
La fourniture de données à caractère personnel est obligatoire, pour permettre de prendre contact avec les participants en vue de leur offrir un soutien.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
La DG EAC ne conserve vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou traitées. Les données seront effacées 2 ans après la communication des coordonnées des participants aux agences nationales.
6. Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique sont stockées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont conformes à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, compte tenu du risque posé par le traitement et la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de cette opération de traitement.
Les données peuvent également être téléchargées dans des fichiers Excel à fournir aux destinataires des données.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement et au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ces personnes respectent des règles statutaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
En dehors de l’organisation de l’UE, l’accès à vos données à caractère personnel est accordé:
- au personnel des agences nationales;
- au personnel des autorités nationales et d'autres organismes nationaux chargés de gérer la pandémie de COVID-19.
Les données à caractère personnel des participants à la mobilité provenant de n’importe quel pays peuvent être partagées avec l’agence nationale et l’autorité nationale du pays d’accueil (pays destinataire). Les données à caractère personnel des participants à la mobilité qui entreprennent une période de mobilité organisée par une agence nationale autre que celle de leur pays d’origine seront partagées avec leur agence nationale et leur autorité nationale, si le participant: se rend dans son pays d’origine ou quitte son pays d’origine pour la période de mobilité.
Le responsable du traitement transmettra vos données à caractère personnel aux destinataires suivants dans un pays non membre de l’UE ou à une organisation internationale, conformément au règlement (UE) 2018/1725.
Les données sont transférées aux agences nationales établies dans chacun des États membres de l’UE et aux agences nationales établies dans d’autres pays participant à Erasmus+ et au corps européen de solidarité (pays de l’AELE parties à l’accord EEE; pays en voie d'adhésion, pays candidats et candidats potentiels bénéficiant d’une stratégie de préadhésion; Confédération suisse; pays couverts par la politique européenne de voisinage qui ont conclu avec l'Union des accords prévoyant la possibilité de leur participation à des programmes de l'Union), conformément à l’article 24 (Participation des pays) du règlement (UE) n° 1288/2013 et à l’article 11 (Pays participants) du règlement (UE) 2018/1475.
Ce transfert de vos données à caractère personnel peut se fonder sur:
- une décision d’adéquation de la Commission pour un pays spécifique [article 47 du règlement (UE) 2018/1725];
- des garanties appropriées [article 48 du règlement (UE) 2018/1725];
- des dérogations pour des situations particulières [article 50, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725].
Les informations que nous recueillons ne seront communiquées à aucune tierce partie, sauf dans la mesure et aux fins éventuellement exigées par la loi.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter ou de rectifier vos données à caractère personnel et le droit d’en restreindre le traitement.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Si l’objection aboutit, vous pouvez les faire effacer.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données de la Commission européenne. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
Le responsable du traitement
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, si vous avez des observations, des questions ou des doutes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, veuillez contacter le responsable du traitement des données:
Vous pouvez également contacter:
- le responsable du traitement: EAC-NA-COORDINATION@ec.europa.eu
- le délégué à la protection des données de la DG EAC: eac-data-protection@ec.europa.eu
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
Le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver des informations plus détaillées?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été enregistrée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-01229.1.