De nombreux étudiants de l’enseignement supérieur participant à Erasmus+ craignent que leur période d’études à l’étranger ne soit pas reconnue. Comment peut-on les aider à faire face à cette situation?
Les établissements d’enseignement supérieur sont invités à être aussi souples et pragmatiques que possible pour aider les étudiants à obtenir les résultats indiqués dans leurs contrats pédagogiques, indépendamment de leur situation géographique. Par exemple, grâce à des dispositifs d'étude à distance recourant aux outils numériques . Cette souplesse aidera notamment les étudiants rentrés dans leur pays d’origine à mener à terme leurs études auprès de leur établissement d’accueil et à obtenir des crédits du système européen de transfert et d’accumulation de crédits (ECTS), grâce à des dispositifs d’étude à distance pleinement reconnus.
Lorsque les frontières ont commencé à se fermer, l’une de nos participantes a dû acheter un billet d’avion supplémentaire pour rentrer chez elle avant la date prévue, la compagnie aérienne ayant refusé de modifier sa date initiale de retour. Pouvons-nous couvrir ces frais supplémentaires ou exceptionnels dans le cadre d’Erasmus+ ou du corps européen de solidarité?
Oui, ces coûts peuvent être considérés comme «éligibles» pour autant que le budget global de votre projet couvert par la convention de subvention en question ne soit pas dépassé. Si vous êtes ultérieurement soumis à un contrôle financier, vous devrez peut-être apporter la preuve de la nécessité de rembourser ces frais supplémentaires.
Les perturbations résultant de la pandémie de Covid-19 nous ont contraints à couvrir certains coûts exceptionnels pour un participant atteint d'un handicap, qui nécessitait une aide plus longue. S’agit-il de coûts éligibles?
Oui, ces coûts peuvent être considérés comme «éligibles» pour autant que le budget global de votre projet couvert par la convention de subvention en question ne soit pas dépassé. Si vous êtes ultérieurement soumis à un contrôle financier, vous devrez peut-être apporter la preuve de la nécessité de rembourser ces frais supplémentaires.
Je comptais me porter candidat pour un projet dont l’échéance approchait. Or je ne peux pas entrer en contact avec mes partenaires dans d’autres pays parce que leurs bureaux sont fermés. La Commission peut-elle reporter la date limite de dépôt des candidatures?
La Commission a prolongé le délai de dépôt des candidatures pour un certain nombre d’appels à propositions relevant d’Erasmus+ et du corps européen de solidarité.
Veuillez prendre contact avec votre agence nationale, car certaines procédures administratives concernant la soumission des formulaires de demande seront simplifiées.
Je travaille à la coordination des projets Erasmus+ et du corps européen de solidarité et le soutien organisationnel paie ma rémunération et celle de mes collègues. Devant l’annulation de nombreuses activités, pouvons-nous être assurés de conserver le soutien opérationnel sur lequel nous comptions?
Dans les cas susmentionnés dans lesquels les différents participants peuvent recevoir ou conserver la subvention de soutien individuelle, vous aurez en effet le droit de bénéficier du soutien organisationnel au titre du programme Erasmus+ ou du corps européen de solidarité.
Ce soutien vous reste acquis même dans les cas où les activités du programme Erasmus+ ou du corps européen de solidarité sont annulées. Cette approche tient compte du loyer des locaux, des coûts de préparation et de suivi des participants avant le départ, ainsi que de vos démarches pour aider les participants à gérer le caractère exceptionnel de la pandémie de COVID-19 (annulations, contacts avec les partenaires d’accueil, conseils, etc.).
Je suis coordonnateur de projet et j’ai dû suspendre le projet. Puis-je conserver ma subvention pour la gestion du projet? Puis-je demander à prolonger mon projet afin d’achever les activités ultérieurement?
Les bénéficiaires de partenariats stratégiques ou de projets de solidarité peuvent choisir de suspendre temporairement leur projet, demander une prolongation de sa durée et reprendre les activités prévues lorsque les restrictions appliquées en raison de la pandémie de COVID-19 auront été levées. Dans ce cas, la subvention pour la gestion du projet sera calculée sur la base de la nouvelle durée du projet, à l’exclusion de la suspension, mais ne pourra pas dépasser le montant total de la subvention qui avait été convenu.
Je suis coordonnateur de projet. J’ai dû annuler des activités, mais j’ai déjà engagé des dépenses que je ne récupérerai pas (location de la salle, hébergement des participants, etc.). Ces coûts seront-ils couverts?
Veuillez contacter l’agence nationale de votre pays. Dans les cas où les activités du programme Erasmus+ ou du corps européen de solidarité sont annulées et où les organisations ont exposé des coûts qui ne peuvent pas être remboursés, elles pourront obtenir que ces coûts soient couverts.
Je souhaite conclure une convention de subvention pour un projet, mais je ne suis pas en mesure d'obtenir la signature physique de mon supérieur qui devrait le signer. Une copie scannée est-elle suffisante?
Veuillez contacter l’agence nationale de votre pays. Compte tenu des circonstances exceptionnelles actuelles, l’agence nationale peut accepter temporairement les échanges de copies scannées et signées des conventions de subvention. Toutefois, il sera nécessaire de les valider au moyen d’un échange formel de signatures physiques une fois que les restrictions appliquées en raison de la pandémie de COVID-19 auront été levées.
Je suis coordonnateur de projet au sein d’un établissement d’enseignement supérieur/établissement d’EFP. Nous mettons en œuvre des activités de mobilité mixte. Pouvons-nous bénéficier d'un soutien organisationnel?
Oui. Les organisations bénéficiaires recevront l'équivalent du coût unitaire total du soutien organisationnel par participant, tant pour les périodes de mobilité virtuelle que physique.
Je suis coordonnateur de projet dans un établissement d’enseignement supérieur/établissement d’EFP/en faveur de la jeunesse. Nous mettons en œuvre des activités de mobilité mixte. Que se passe-t-il si les activités de mobilité physique ne peuvent pas être mises en œuvre comme prévu en raison de nouvelles circonstances liées à la pandémie de COVID-19?
La mobilité mixte commencerait par une période d’apprentissage virtuel et/ou des activités virtuelles, suivie d'une période de mobilité physique à l’étranger, si la situation le permet.
Si de nouvelles circonstances imprévues liées à la pandémie rendent impossible la mobilité physique à l’étranger, cette période de mobilité pourra être réduite ou annulée et sera remplacée par une prolongation de la période de mobilité virtuelle. À l’instar de ce qui s'est passé lorsque le premier foyer est apparu, les coûts déjà exposés pourront être couverts si un cas de force majeure est confirmé.
Je suis coordonnateur de projet en faveur de la jeunesse. Nous mettons en œuvre des activités de mobilité mixte. Pouvons-nous bénéficier d'un soutien organisationnel?
Oui. En ce qui concerne les périodes d’activité virtuelle, les organisations bénéficiaires recevront 35 % du coût unitaire total du soutien organisationnel par jour et par participant (correspondant à la partie du coût unitaire consacrée à l’organisation de l’activité).
En ce qui concerne les périodes de mobilité physique, elles recevront l'équivalent du coût unitaire total du soutien organisationnel par jour et par participant. Elles recevront également des subventions pour les frais de voyage.
Je suis coordonnateur de projet dans un établissement d’enseignement supérieur/établissement d’EFP/en faveur de la jeunesse. Pouvons-nous bénéficier d'un soutien couvrant le coût des équipements et/ou des services nécessaires à la mise en œuvre des activités de mobilité virtuelle et mixte?
Oui. Les coûts liés à l’achat et/ou à la location d’équipements et/ou de services nécessaires à la mise en œuvre des activités de mobilité virtuelle et mixte peuvent être considérés comme éligibles en raison du contexte exceptionnel lié à la pandémie de COVID-19.
Votre agence nationale peut autoriser de tels achats dûment documentés et justifiés s'ils sont considérés comme essentiels pour la mise en œuvre du projet et la participation appropriée des groupes cibles concernés. De manière générale, le soutien fourni ne doit pas dépasser la durée du projet ni couvrir le matériel de bureau normal ou les équipements normalement utilisés par les organisations participantes en dehors du champ d’application du projet.
Je suis coordonnateur de projet dans un établissement d’enseignement supérieur/établissement d’EFP/en faveur de la jeunesse. Pouvons-nous bénéficier d'un soutien couvrant les coûts nécessaires pour permettre aux participants ayant des besoins particuliers de prendre part aux activités virtuelles?
Oui. Les coûts liés aux besoins particuliers pour permettre la participation aux activités virtuelles peuvent être considérés comme éligibles, selon les mêmes règles que celles précisées dans le guide du programme.
La demande d’aide pour couvrir des besoins particuliers doit être dûment justifiée et documentée par l’organisme bénéficiaire et approuvée par votre agence nationale.