Organisatsiooni registreerimine, taotlusvormid ja EPlusLink

Käesolev isikuandmete kaitse avaldus sisaldab teavet Teie isikuandmete töötlemise ja kaitse kohta.

• Sissejuhatus
• Miks ja kuidas Teie isikuandmeid töödeldakse?
• Milline on Teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?
• Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?
• Kui kaua Teie isikuandmeid säilitatakse?
• Kuidas Teie isikuandmeid kaitstakse?
• Kellel on juurdepääs Teie andmetele ja kellele need avaldatakse?
• Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?
• Kontaktasutused
• Kust leida lisateavet?

Sissejuhatus

Euroopa Komisjon (edaspidi „komisjon“) kohustub kaitsma isikuandmeid ja austama eraelu puutumatust. Komisjon kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist (ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001).

Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes selgitatakse, miks isikuandmeid töödeldakse, kuidas neid kogutakse, kuidas kõiki esitatud isikuandmeid käideldakse ja kaitstakse, kuidas seda teavet kasutatakse ning millised õigused on Teil seoses oma isikuandmetega. Isikuandmete kaitse põhimõtted sisaldavad ka selle vastutava töötleja kontaktandmeid, kelle poole saate oma õiguste kasutamiseks pöörduda, samuti andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmeid.

Allpool on esitatud teave, mis käsitleb hariduse, noorte, spordi ja kultuuri peadirektoraadi üksuse B.4 töötlemistoimingut „Organisatsiooni registreerimine, taotlusvormid ja EPlusLink“, st organisatsioonide teabe registreerimist ja haldamist ning programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse raames esitatud taotluste haldamist.

Mis eesmärgil ja kuidas Teie andmeid töödeldakse?

Töötlemistoimingu eesmärk

Hariduse, noorte, spordi ja kultuuri peadirektoraat kogub Teie isikuandmeid selleks, et:

• organisatsioonidel oleks võimalik riiklike büroode hallatavates programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse meetmetes osalemiseks registreeruda;
• teha kindlaks taotlevad organisatsioonid, kes taotlevad Euroopa Komisjoni toetust riiklike büroode hallatavatele programmi „Erasmus+“ projektidele ja Euroopa solidaarsuskorpuse meetmetele;
• hõlbustada taotluste esitamist programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse detsentraliseeritud meetmete puhul;
• hallata programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse raames riiklike büroode hallatavate programmide valikumenetlusi;
• koostada anonüümne statistika registreeritud organisatsioonide, taotlevate organisatsioonide, toetusesaajate, projektide, partnerite ja osalejate kohta;
• täita järelevalve, hindamise, aruandluse ja auditeerimisega seotud kohustusi ja ülesandeid;
• hinnata programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse programmis osalemise mõju toetust saavatele organisatsioonidele ja õppida paremini tundma osalevaid rühmi, et täiustada teavitusstrateegiaid küsimustike ja muude meetodite abil;
• levitada projektitulemusi programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse sobilike IT-vahendite (tulemuste platvormi) kaudu, milleks küsitakse kontaktisikutelt enne nende kontaktandmete avaldamist ühemõttelist ja teadlikku nõusolekut;
• edastada andmeid veebipõhise keeletoe (OLS) süsteemi, et oleks võimalik hallata õpirändes osalejate keelekoolituse litsentse;
• edastada Euroopa solidaarsuskorpuse akrediteeringu ja kvaliteedimärgise andmeid Euroopa Noorteportaali, mille jaoks nõutakse kontaktisikutelt enne nende andmete avaldamist ühemõttelist ja teadlikku nõusolekut.

Isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste, näiteks profiilianalüüsi tegemiseks.

Milline on Teie isikuandmete töötlemise õiguslik alus?

Töötleme Teie isikuandmeid, sest

• nende töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks või liidu institutsiooni või organi avaliku võimu teostamiseks;
• vastutava töötleja õiguslikult siduva kohustuse täitmiseks;
• töötlemistoiminguid on vaja selleks, et täita komisjoni järelevalve- ja aruandluskohustusi, mis on sätestatud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrustes, millega luuakse Erasmus+ ja Euroopa solidaarsuskorpus:
• EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU 11. detsembri 2013. aasta MÄÄRUS (EL) nr 1288/2013, millega luuakse „Erasmus+“: liidu haridus-, koolitus-, noorte- ja spordiprogramm ning tunnistatakse kehtetuks otsused nr 1719/2006/EÜ, nr 1720/2006/EÜ ja nr 1298/2008/EÜ;
• EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU 2. oktoobri 2018. aasta MÄÄRUS (EL) 2018/1475, millega kehtestatakse Euroopa solidaarsuskorpuse õigusraamistik ning muudetakse määrust (EL) nr 1288/2013, määrust (EL) nr 1293/2013 ja otsust nr 1313/2013/EL.

Töödeldavad isikuandmed ei kuulu määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 („Piirangud“) ja artikli 40 („Eelnev konsulteerimine“) sätete kohaldamisalasse.

Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?

Töötlemise huvides kogub hariduse, noorte, spordi ja kultuuri peadirektoraat järgmisi isikuandmeid.

Registreeritud organisatsiooni kontaktisiku ja volitatud kasutajate kohta kogutavad isikuandmed ning rahastamist taotlevate või projektis osalevate organisatsioonide esindaja ja kontaktisikute kohta kogutavad isikuandmed:

• sugu
• eesnimi
• perekonnanimi
• osakond
• ametikoht organisatsioonis
• e-posti aadress tööl
• telefoninumber
• tänav ja majanumber

Isikuandmete esitamine on kohustuslik Teie organisatsiooni registreerimiseks ja rahastamistaotluste menetlemiseks.

Kui kaua Teie isikuandmeid säilitatakse?

Hariduse, noorte, spordi ja kultuuri peadirektoraat säilitab Teie isikuandmeid vaid nii kaua, kui see on vajalik andmete kogumise eesmärgi täitmiseks või nende edasiseks töötlemiseks.

• Organisatsiooni registreerimine: kui nad muus projektis ei osale, kustutatakse projektides osalevate organisatsioonide andmed, kui asjakohase programmi viimase projekti lõpetamise aasta lõpust on möödunud kümme aastat (aluseks võetakse viimane finantstehing riikliku büroo ja toetust saava organisatsiooni vahel). Lisaks kustutatakse iga kolme aasta järel selliste organisatsioonide andmed, kes ei ole kõnealusel ajavahemikul rahastamist taotlenud ega projektis osalenud.
• Taotlusvormid: andmed kustutatakse viis aastat pärast asjaomase konkursikutse esitamise tähtaega.
• EPlusLink: isikuandmed anonüümitakse, kui asjakohase programmi viimase projekti lõpetamise aasta lõpust on möödunud kümme aastat (aluseks võetakse viimane finantstehing riikliku büroo ja toetust saava organisatsiooni vahel).

Programmide mõju hindamise kohustus, mis on sätestatud Erasmus+ ja Euroopa solidaarsuskorpuse loomise otsustes, ei sisalda isikuandmete säilitamise nõuet.

Kuidas Teie isikuandmeid kaitstakse?

Kõik andmed säilitatakse komisjonis (keskserverites). EPlusLinki andmeid säilitatakse ka igas riikliku büroo hallatavas andmebaasis (mis sisaldab nende endi andmeid).

Kõik töötlemistoimingud tehakse vastavalt komisjoni 10. jaanuari 2017. aasta otsusele (EL, Euratom) 2017/46 Euroopa Komisjoni side- ja infosüsteemide turvalisuse kohta.

Teie isikuandmete kaitsmiseks kasutab komisjon mitmesuguseid tehnilisi ja korralduslikke vahendeid. Tehniliste vahenditega tagatakse võrguturvalisus, välditakse andmete kaotsimineku ohtu ning andmete muutmist ja neile loata juurdepääsu, võttes arvesse töötlemisest ja töödeldavate andmete laadist tulenevat riski. Korralduslike vahenditega tagatakse, et juurdepääsu isikuandmetele saavad ainult volitatud isikud, kellel on õigustatud vajadus nendega tutvuda andmetöötlustoimingute tegemiseks.

Riiklikud bürood peavad isikuandmete kaitseks vastu võtma asjakohased tehnilised ja korralduslikud turvameetmed.

Kellel on juurdepääs Teie andmetele ja kellele need avaldatakse?

See, kellel on juurdepääs Teie isikuandmetele ja kellele need avaldatakse, sõltub sellest, kellele teie isikuandmeid edastatakse. Praegu kasutatakse kahte liiki andmeedastust, millega tagatakse erinev kaitsetase.

1. Andmete edastamine Euroopa Liidu liikmesriikidele, Euroopa Majanduspiirkonna riikidele või riikidele, kelle suhtes komisjon on vastu võtnud kaitse piisavuse otsuse, millega tagatakse piisav kaitsetase. 
2. Andmete edastamine neile kolmandatele riikidele, kelle suhtes komisjon ei ole teinud kaitse piisavuse otsust ja kelle puhul Teie isikuandmetega seotud õiguste kaitse tase ei pruugi olla samaväärne ELi õigusaktidega tagatud kaitsetasemega.

Isikuandmete edastamisel ELis/EMPs ja riikidele, kelle suhtes on vastu võetud kaitse piisavuse otsus, kehtib järgmine:

Teie isikuandmetele on juurdepääs komisjoni töötajatel, kes vastutavad andmete töötlemise eest, ja volitatud töötajatel üksnes teadmisvajaduse põhimõtte kohaselt. Asjaomased töötajad peavad kinni pidama seadusjärgsetest ja vajaduse korral ka täiendavatest konfidentsiaalsuskokkulepetest.

Lisaks ELi organisatsioonidele pääsevad Teie isikuandmetele juurde järgmised isikud:

• programmi „Erasmus+“ ja Euroopa solidaarsuskorpuse haldamise eest vastutavate riiklike büroode töötajad
• nende välistöövõtjate töötajad, kellega komisjon on sõlminud lepingu teenuste osutamiseks
• auditi puhul välisaudiitorid
• OLSi välistöövõtja
• määratud kindlustusandja (Euroopa solidaarsuskorpuse puhul)

Kogutud andmeid ei edastata kolmandatele osapooltele, välja arvatud õigusaktidega nõutud ulatuses ja eesmärgil.

Isikuandmete edastamisel kolmandatele riikidele kehtib järgmine:

Teie isikuandmed edastatakse ELi/EMPsse mittekuuluvale kolmandale riigile, kelle suhtes ei ole vastu võetud kaitse piisavuse otsust (sealhulgas programmiriigid Türgi, Serbia ja Põhja-Makedoonia), järgmistel juhtudel:

• Te olete registreeritud organisatsiooni kontaktisik või volitatud kasutaja või sellise organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes esitab taotluse või osaleb Türgi, Serbia või Põhja-Makedoonia riiklike büroode hallatavas projektis;
• Te olete sellise organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes on ekslikult esitanud taotluse ELi/EMP liikmesriigi riiklikule büroole, ehkki see oleks tulnud esitada Türgi, Serbia või Põhja-Makedoonia riiklikule büroole; sel juhul suunatakse taotlus (sealhulgas Teie isikuandmed) ümber asjaomasele riiklikule büroole;
• Te olete sellise Türgis, Serbias või Põhja-Makedoonias tegutseva organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes esitab taotluse ELi/EMP riikliku büroo hallatavas 2. põhimeetme projektis osalemiseks või osaleb sellises projektis;
• Te olete programmi „Erasmus+“ või Euroopa solidaarsuskorpuse riikliku büroo töötaja;
• Te olete sellise taotleva organisatsiooni kontaktisik või esindaja, mis on andnud kolmandast riigist pärit volitatud isikule juurdepääsu taotlusele.

Juurdepääs Teie isikuandmetele antakse järgmistele kolmanda riigi organisatsioonidele:

• Türgi, Serbia või Põhja-Makedoonia riikliku büroo volitatud töötajad (kui Te olete registreeritud organisatsiooni kontaktisik või volitatud kasutaja või sellise organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes esitab taotluse Türgi, Serbia või Põhja-Makedoonia riiklike büroode hallatavas projektis osalemiseks või osaleb sellises projektis; Te olete sellise organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes on ekslikult esitanud taotluse Türgi, Serbia või Põhja-Makedoonia riiklikule büroole, ehkki see oleks tulnud esitada ELi/EMP liikmesriigi riiklikule büroole; Te olete sellise Türgis, Serbias või Põhja-Makedoonias tegutseva organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes esitab taotluse ELi/EMP riikliku büroo hallatavas 2. põhimeetme projektis osalemiseks või osaleb sellises projektis; Te olete riikliku büroo töötaja);
• kolmandas riigis tegutseva organisatsiooni volitatud isik (kui olete sellise taotleva organisatsiooni kontaktisik või esindaja, kes on andnud kolmandast riigist pärit volitatud isikule juurdepääsu taotlusele).

Sel juhul sõltub Teie isikuandmete kaitse tase asjaomase kolmanda riigi õigusest või tavadest. Teie andmekaitsealased õigused ei pruugi aga olla samaväärsed nendega, mis kehtivad ELi/EMP riigis või riigis, kelle suhtes on vastu võetud kaitse piisavuse otsus. 

Kogutud andmeid ei edastata ELi/EMPsse mittekuuluva kolmanda riigil muudele osapooltele, välja arvatud asjaomase riigi riiklike õigusaktidega nõutud ulatuses ja eesmärgil.

Millised on Teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklid 14–25) alusel on Teil „andmesubjektina“ konkreetsed õigused, eelkõige õigus oma isikuandmetega tutvuda, neid parandada ja õigus piirata nende töötlemist.

Teil on õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise suhtes ning juhul, kui Teie vastuväide võetakse vastu, Teie isikuandmed kustutatakse.

Oma õigusi saate kasutada, kui võtate ühendust vastutava töötlejaga või konflikti korral Euroopa Komisjoni andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Asjaomased kontaktandmed leiate punktist 9.

Kui soovite kasutada oma õigusi ühe või mitme konkreetse töötlemistoimingu raames, esitage palun oma taotluses nende kirjeldus (st dokumendi viitenumber/-numbrid vastavalt punktis 10 „Kust leida lisateavet?“ osutatule).

Vastutav töötleja

Kirjaliku pöördumise võib saata järgmisel aadressil: Directorate-general for Education, Youth, Sport and Culture, Unit B.4 - Erasmus+ Coordination.

Kui soovite kasutada oma õigusi määruse (EL) 2018/1725 kohaselt või esitada märkusi, tõstatada küsimusi või probleeme või esitada kaebuse seoses Teie isikuandmete kogumise ja kasutamisega, võtke e-posti teel ühendust vastutava töötlejaga aadressil eu-erasmus-esc-personal-data@ec.europa.eu.

Lisaks võite ühendust võtta järgmistel aadressidel:

• vastutav andmetöötleja – eac-na-coordination@ec.europa.eu
• hariduse, noorte, spordi ja kultuuri peadirektoraadi andmekaitsekoordinaator – eac-data-protection@ec.europa.eu

Euroopa Komisjoni andmekaitseametnik

Kui Teil on küsimusi oma isikuandmete määruse (EL) 2018/1725 kohase töötlemise kohta, võite võtta ühendust andmekaitseametnikuga (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Euroopa Andmekaitseinspektor

Teil on õigus esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile, kui leiate, et vastutav töötleja on Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.

Kust leida lisateavet?

Komisjoni andmekaitseametnik peab registrit kõikidest komisjoni toimingutest, mis on seotud isikuandmete töötlemisega ning mis on dokumenteeritud ja millest on talle teatatud. See teave on kättesaadav andmekaitseametniku registri kaudu.

See konkreetne töötlemistoiming on kantud komisjoni andmekaitseametniku avalikku registrisse registriviite DPR-EC-01069 all.

Lisateavet isikuandmete töötlemise kohta programmide Erasmus+ ja Euroopa solidaarsuskorpus raames leiate veebisaidil Erasmus+ ja isikuandmete kaitse