Garantía financiera

Si la capacidad financiera se considera insuficiente, la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva podrán exigir a cualquier beneficiario al que se le haya concedido una subvención superior a 60 000 EUR una garantía previa, con el fin de limitar los riesgos financieros vinculados al pago de la prefinanciación. Se podrá exigir que esta garantía corresponda a la misma cuantía que los pagos de prefinanciación.

El objetivo de tal garantía es que un banco o entidad financiera se constituyan en garantes colaterales irrevocables o garantes principales de las obligaciones del beneficiario derivadas del convenio de subvención.

Esta garantía financiera (en euros) deberá prestarla una entidad bancaria o financiera autorizada establecida en un Estado miembro de la UE. Cuando el beneficiario esté establecido en un país no perteneciente a la UE, la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva podrán aceptar que una entidad bancaria o financiera establecida en dicho país preste la garantía si consideran que dicha entidad bancaria o financiera ofrece una seguridad y unas características financieras equivalentes a las ofrecidas en un Estado miembro de la UE.

Esta garantía podrá ser sustituida por la garantía solidaria de un tercero o varias garantías de terceros de las organizaciones participantes que sean partes en el mismo convenio de subvención.

La garantía irá liberándose después de que vaya liquidándose la prefinanciación, como deducción del pago intermedio o del pago del saldo hecho en favor del beneficiario, de acuerdo con las condiciones establecidas en el convenio de subvención. En el caso de que el pago del saldo adopte la forma de una recuperación, la garantía se liberará una vez que se notifique al beneficiario o se mantendrá explícitamente en vigor hasta que se efectúe el pago final, y si este adopta la forma de una recuperación, hasta tres meses después de que la nota de adeudo se haya notificado al beneficiario.

Subcontratación y adjudicación de contratos

El beneficiario podrá recurrir a la subcontratación de determinados servicios técnicos, que formen parte de las tareas de la acción y que requieran capacidades especializadas (en el ámbito jurídico, contable, fiscal, informático, de los recursos humanos, etc.) o contratos de ejecución. Así pues, los costes soportados por el beneficiario para este tipo de servicios se podrán considerar subvencionables siempre que cumplan todos los criterios restantes descritos en el convenio de subvención.

Si la ejecución del proyecto requiere contrataciones relativas a adquisición de bienes, obras o servicios (contrato), los beneficiarios deben adjudicar el contrato a la oferta económicamente más ventajosa, es decir, a la oferta que presente la mejor relación entre calidad y precio, o, si conviene, a la oferta de precio más bajo, asegurándose de que no haya conflictos de intereses y de que la documentación se conserve para posibles auditorías.

Si un contrato de ejecución supera los 60 000 EUR, la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva podrán imponer normas especiales al beneficiario, además de las mencionadas en el párrafo anterior. Estas normas especiales se publicarían en las páginas web de las agencias nacionales o de la Agencia Ejecutiva.

Información sobre las subvenciones concedidas

En consonancia con el principio de transparencia y los requisitos de publicidad ex post, se deberán publicar en el sitio web de la Comisión, la Agencia Ejecutiva o las agencias nacionales información sobre los beneficiarios de los fondos de la Unión durante el primer semestre del año siguiente al cierre del ejercicio financiero para el que fueron concedidos.

La información también puede publicarse en cualquier otro medio adecuado, entre ellos el Diario Oficial de la Unión Europea.

Las agencias nacionales y la Agencia Ejecutiva publicarán la información siguiente:

• nombre y localidad del beneficiario;
• importe de la subvención concedida;
• naturaleza y finalidad de la concesión.

Ante una petición motivada y debidamente justificada del beneficiario, no se publicará dicha información si su divulgación puede poner en peligro los derechos y las libertades de los titulares de esa información, que está protegida la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea, o si dicha divulgación perjudica los intereses comerciales del beneficiario.

Por lo que se refiere a los datos personales relativos a las personas físicas, la información que se publique será eliminada a los dos años después de que haya finalizado el ejercicio fiscal en que se hayan concedido los fondos.

Lo mismo será de aplicación a los datos personales indicados en los títulos oficiales de las personas jurídicas (p. ej., una asociación o empresa que cuyo nombre coincide con los nombres de sus fundadores).

Esta información no se publicará en el caso de becas pagadas a personas físicas y otras ayudas directas pagadas a personas físicas muy necesitadas (refugiados y desempleados). Además, las organizaciones beneficiarias no están autorizadas a publicar este tipo de información en relación con las personas que obtengan una subvención de movilidad de Erasmus+.

Publicidad

Aparte de los requisitos de visibilidad del proyecto y de la puesta en común de los resultados y el impacto del proyecto (que son criterios de concesión), existe una obligación de publicidad mínima para cada proyecto subvencionado.

Los beneficiarios deben reconocer claramente el apoyo de la Unión Europea en todas las comunicaciones o publicaciones, cualesquiera que sean el formato o el medio de las mismas, incluido internet, e incluso en las actividades para las que se utilice la subvención.

Esta publicidad deberá hacerse de conformidad con las disposiciones incluidas en el convenio de subvención. Si el beneficiario no cumple plenamente estas disposiciones, su subvención podrá reducirse.

Controles y auditorías

La agencia nacional, la Agencia Ejecutiva o la Comisión Europea podrán llevar a cabo verificaciones y auditorías técnicas y financieras en relación con el uso de la subvención. También podrán comprobar los registros reglamentarios del beneficiario (o cobeneficiario) para la evaluación periódica de la financiación a tanto alzado, de costes unitarios o a un tipo fijo. El beneficiario (o cobeneficiario) se comprometerá, mediante la firma de su representante legal, a aportar pruebas de que la subvención se ha utilizado correctamente. La Comisión Europea, la Agencia Ejecutiva, las agencias nacionales, el Tribunal de Cuentas Europeo, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), la Fiscalía Europea o un organismo a los que estos hayan conferido mandato, podrán comprobar el uso dado a la subvención en cualquier momento hasta cinco años (tres años si se trata de subvenciones que no superan los 60 000 EUR) a partir de la fecha de pago del saldo o de ejecución del cobro por la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva. Por lo tanto, los beneficiarios deberán conservar durante ese período los registros, documentos justificativos originales, registros estadísticos y otros documentos relacionados con la subvención.

A los proyectos gestionados de forma directa por la Agencia Ejecutiva (EACEA) se les podrán aplicar diferentes tipos de procedimientos de auditoría según el tipo de acción de que se trate y la cuantía y forma de la subvención concedida.

En el convenio de subvención se describirán las condiciones detalladas de las verificaciones y auditorías.

Protección de datos

Todo dato personal incluido en el formulario de solicitud o en el convenio de subvención será tratado por la agencia nacional, la Agencia Ejecutiva o la Comisión Europea de conformidad con los actos legislativos siguientes:

• para cualquier tratamiento requerido en virtud de cualquier orientación o instrucción oficial de la Comisión Europea, o que sea necesario para la ejecución del programa Erasmus+: el Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018[1], relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.º 45/2001 y la Decisión n.º 1247/2002/CE (Texto pertinente a efectos del EEE);
• para todo tratamiento que persiga otros fines, no requerido en virtud de orientaciones o instrucciones oficiales de la Comisión Europea y que no sea necesario para la ejecución del programa Erasmus+:
  • el Reglamento General de Protección de Datos [RGPD o Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016(2)] para:
    • todos los datos personales tratados por un responsable o encargado del tratamiento en la UE o el EEE;
    • todos los datos personales sobre interesados que se encuentren en la UE o el EEE al inicio del tratamiento;
  • la legislación nacional en materia de protección de datos para cualquier otro tipo de tratamiento.

En estos casos, la entidad que decida sobre los medios y fines del tratamiento con esos otros fines sustituirá a la Comisión Europea como responsable del tratamiento de datos en virtud de su legislación aplicable en materia de protección de datos.

Salvo que se hayan marcado como opcionales, las respuestas del solicitante a las preguntas del formulario de solicitud son necesarias para evaluar y tramitar la solicitud de subvención de conformidad con la Guía del programa Erasmus+. Los datos personales serán tratados únicamente para estos fines por el departamento o unidad responsable del programa de subvención de la Unión en cuestión (la entidad actúa como responsable de la protección de datos). En caso necesario, los datos personales se podrán transferir a terceros implicados en la evaluación de las solicitudes o en el procedimiento de gestión de la subvención, sin perjuicio de su transferencia a los organismos encargados de supervisar e inspeccionar las tareas en virtud del Derecho de la Unión Europea o a los organismos encargados de llevar a cabo las evaluaciones del Programa o de alguna de sus acciones. En particular, a los efectos de proteger los intereses financieros de la Unión, los datos personales pueden transferirse a los servicios de auditoría internos, al Tribunal de Cuentas Europeo, a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude o a la instancia especializada en irregularidades financieras, y entre ordenadores de pagos de la Comisión y las agencias ejecutivas. El solicitante tendrá derecho a acceder a sus datos personales y a rectificar cualquiera de ellos. En caso de que el solicitante albergue alguna duda sobre el tratamiento de sus datos personales, las planteará a la agencia que haya seleccionado el proyecto. Además, en caso de conflicto, el solicitante tendrá derecho a recurrir al Supervisor Europeo de Protección de Datos en cualquier momento.

En relación con el tratamiento de los datos personales en el marco del programa Erasmus+, en el sitio web de la Comisión y la Agencia Ejecutiva se puede consultar una declaración de confidencialidad que incluye información de contacto: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_es.

Para las acciones gestionadas por la EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf. 

El solicitante informará a las personas cuyos datos personales figuren en la propuesta sobre la declaración de confidencialidad pertinente, tal como se ha indicado anteriormente, antes de presentar sus propuestas.

En el marco de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, se informa a los solicitantes y, si son entidades jurídicas, a las personas que sean miembros de los órganos de administración, gestión o supervisión del solicitante o que tengan poder de representación, decisión o control sobre el solicitante, o las personas físicas o jurídicas que asuman responsabilidad ilimitada sobre las deudas del solicitante de que el ordenador de pagos de la Agencia puede registrar en el Sistema de Exclusión y Detección Precoz (EDES) sus datos personales (denominación, apellido y nombre si se trata de personas físicas; dirección, forma jurídica y nombre y apellidos de las personas con poder de representación, decisión o control, si se trata de personas jurídicas), en el caso de que se encuentren en alguna de las situaciones mencionadas en el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046