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Paso 3: Comprobar las condiciones financieras

Formas de subvención

La subvención puede adoptar las siguientes formas:

  1. Subvención de costes reales mixtos:
    1. reembolso de gastos subvencionables efectivamente efectuados: por ejemplo, los costes excepcionales de las acciones de movilidad en el marco de la acción clave 1.
    2. reembolso sobre la base de los costes unitarios, que cubren determinadas categorías específicas de costes subvencionables claramente identificados de antemano mediante referencia a un importe por unidad: por ejemplo, el apoyo individual en el marco de los proyectos de movilidad de la acción clave 1.
  2. Contribuciones a tanto alzado 1 : Esto significa que la subvención reembolsará un importe fijo, basado en una cantidad fija única o en una financiación no vinculada a los costes. El importe a tanto alzado se calcula de conformidad con la metodología establecida en la decisión sobre cantidades fijas y utilizando el cuadro/calculadora de presupuesto detallados facilitados (en su caso).Podría tratarse de:
    1. Subvenciones a tanto alzado basadas en el presupuesto: el importe será fijado por la autoridad otorgante sobre la base del presupuesto estimado del proyecto, el resultado de la evaluación y un porcentaje de financiación establecido en la convocatoria (parte B de la presente Guía).  El presupuesto estimado debe cumplir las condiciones básicas de subvencionabilidad de las subvenciones de costes reales de la UE (para acciones gestionadas por la EACEA, véase el Acuerdo de subvención anotado, artículo 6).
    2. Subvenciones a tanto alzado preestablecidas: el importe será fijado previamente por la autoridad otorgante en la convocatoria (parte B de la presente Guía).
  3. Una combinación de los anteriores.

En la mayoría de los casos, el mecanismo de financiación aplicado para el programa Erasmus+ concede subvenciones basadas en el reembolso sobre la base de los costes unitarios o mediante importes a tanto alzado. Estos tipos de subvenciones ayudan a los solicitantes a calcular el importe de la subvención solicitada y a realizar una planificación financiera realista del proyecto.

Para saber qué tipo de subvención se aplica a cada elemento financiado como parte de cada una de las acciones Erasmus+ a las que se refiere esta Guía, consúltese la descripción de cada acción en la parte B, sección «Normas de financiación».

Principios aplicables a las subvenciones de la UE

Irretroactividad

No se facilitarán subvenciones de la UE retroactivas a proyectos ya finalizados.

Únicamente se podrá conceder una subvención de la UE a un proyecto que ya haya comenzado si el solicitante puede demostrar, en la propuesta de proyecto, la necesidad de iniciar el proyecto antes de la firma del convenio de subvención. En tales casos, no deberán haberse asumido los costes subvencionables antes de la fecha de presentación de la solicitud de subvención.

Si el solicitante empieza a ejecutar el proyecto antes de la firma del convenio de subvención, asumirá los riesgos inherentes a ello.

Presentaciones múltiples

En el caso de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, los solicitantes podrán presentar más de una propuesta para diferentes proyectos en el marco de la misma convocatoria (y recibir financiación para ellos). Las organizaciones pueden participar en varias propuestas. No obstante, si hay varias propuestas para proyectos muy similares, solo se aceptará y evaluará una de ellas; se pedirá a los solicitantes que retiren una de ellas (o será rechazada).

Las propuestas podrán modificarse y volver a presentarse hasta la fecha límite de presentación.

En cuanto a las acciones gestionadas por las agencias nacionales, si un solicitante presenta una misma solicitud a diferentes agencias, se desestimarán todas las solicitudes. Cuando un mismo solicitante o solicitantes diferentes presenten solicitudes idénticas o similares a la misma agencia o a agencias diferentes, serán objeto de una evaluación específica y podrán ser rechazadas en su totalidad.

Contenido original y autoría

Todas las solicitudes de proyectos y acreditaciones deben incluir contenidos originales creados por el solicitante u otras organizaciones que soliciten conjuntamente una subvención. Las instituciones de educación superior que soliciten actividades de movilidad internacional podrán contar con la participación de instituciones de educación superior asociadas de países no asociados al Programa en la preparación de su solicitud. No se puede pagar ni compensar de otra manera a ninguna otra organización o persona externa por la preparación de la solicitud. La agencia nacional podrá excluir al solicitante del proceso de selección o poner fin a un proyecto/acreditación concedido en cualquier momento si determina que no se han cumplido estas normas.

Concesión no acumulativa

Cada proyecto financiado por la UE únicamente tendrá derecho a una subvención con cargo al presupuesto de la UE para un mismo beneficiario. En ningún caso se financiarán dos veces los mismos gastos con el presupuesto de la Unión.

Para evitar el riesgo de la doble financiación, el solicitante deberá indicar las fuentes y los importes de otras subvenciones recibidas o solicitadas durante el mismo año, incluyendo las subvenciones de funcionamiento, tanto si están destinadas al mismo proyecto como si van destinadas a otro. En el caso de las acciones gestionadas por las agencias nacionales, esto se indicará en el formulario de solicitud. Para las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, este aspecto se comprobará a través de la declaración jurada.

Carácter no lucrativo

Las subvenciones financiadas con el presupuesto de la Unión no deben tener como objetivo ni como efecto la obtención de beneficios en el marco del proyecto llevado a cabo por el beneficiario. Se entenderá por beneficios el saldo positivo, calculado en el momento del pago del saldo, resultante de la diferencia entre los ingresos y los costes subvencionables de la acción o programa de trabajo, cuando los ingresos se limiten a la subvención de la Unión y a las rentas generadas por esa acción o programa de trabajo2 . El principio del carácter no lucrativo no se aplica a las subvenciones concedidas en forma de costes unitarios, importe a tanto alzado o financiación a un tipo fijo, incluidas las becas, ni a las solicitudes de subvención que no superen los 60 000 EUR.

Cuando se obtenga un beneficio, la Comisión tiene derecho a recuperar el porcentaje del beneficio correspondiente a la contribución de la Unión a los costes subvencionables realmente asumidos por el beneficiario para llevar a cabo la acción.

A los fines del cálculo del beneficio generado por la subvención, no se tendrá en cuenta la cofinanciación en forma de contribuciones en especie.

Cofinanciación

Además, una subvención de la UE es un incentivo para llevar a cabo un proyecto que no sería viable sin el apoyo financiero de la UE, y se basa en el principio de la cofinanciación. La cofinanciación implica que es posible que la subvención UE no financie todos los costes del proyecto; el proyecto se ha de financiar con fuentes de cofinanciación diferentes de la subvención de la UE (por ejemplo, los propios recursos del beneficiario, los ingresos generados por la acción o las aportaciones financieras de terceros).

Cuando la subvención de la UE se concede en forma de coste unitario, importe a tanto alzado o financiación a tipo fijo, como es el caso de la mayoría de las acciones a las que se refiere esta Guía, los principios de carácter no lucrativo y cofinanciación quedan garantizados por adelantado por la Comisión para la acción en su conjunto cuando define los tipos o porcentajes de estas unidades, importes a tanto alzado o tipos fijos. Generalmente se presupone el respeto de los principios de carácter no lucrativo y cofinanciación, por lo que no es necesario que los solicitantes proporcionen información sobre fuentes de financiación diferentes de la subvención de la UE ni que justifiquen los costes soportados por el proyecto.

Sin embargo, el pago de la subvención en función del reembolso de costes unitarios, importes a tanto alzado o financiación a un tipo fijo se entiende sin perjuicio del derecho de acceso a los registros reglamentarios de los beneficiarios. Si un control o una auditoría revela que el acontecimiento que justifica la subvención no ha tenido lugar (p. ej., actividades del proyecto no realizadas tal como se aprobaron en la fase de solicitud, participantes que no intervienen en las actividades, etc.) y se ha abonado un pago indebido al beneficiario por una subvención basada en el reembolso de la contribución a costes unitarios, cantidades fijas o financiación a tipo fijo, la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva podrán recuperar el importe de la subvención. De manera similar, si las actividades no se llevan a cabo o no se obtienen resultados, o si las actividades realizadas y los resultados obtenidos son deficientes (en particular, si se incumple una obligación contractual), la subvención podrá reducirse teniendo en cuenta el grado de ejecución de la acción. Por otra parte, la Comisión Europea podrá llevar a cabo, con fines estadísticos y de control, inspecciones a muestras de beneficiarios con el objetivo de cuantificar los costes reales soportados en los proyectos financiados a través del reembolso de la contribución a costes unitarios, cantidades fijas o financiación a tipo fijo.

Costes subvencionables y no subvencionables y contribuciones aplicables a las subvenciones de costes reales mixtos

Para ser subvencionables, los costes y la contribución deben cumplir las condiciones de subvencionabilidad establecidas a continuación3 :

Costes subvencionables. Condiciones generales

En el caso de los costes reales:

  • deben haber sido realmente contraídos por el beneficiario;
  • deben efectuarse durante el proyecto, salvo los costes correspondientes a los informes finales y a los certificados de auditoría que puedan contraerse posteriormente;
  • deben especificarse en el presupuesto estimado del proyecto;
  • deben ser necesarios para la ejecución del proyecto al que se destina la subvención;
  • debe ser posible identificarlos y comprobarlos y, en particular, están registrados en la contabilidad del beneficiario y se ajustan a las normas de contabilidad aplicables en el país en que está establecido el beneficiario y a las prácticas habituales de contabilidad del beneficiario en materia de costes;
  • deben cumplir las exigencias de la legislación social y fiscal aplicable; y
  • deben ser razonables, estar justificados y cumplir el principio de buena gestión financiera, en especial en lo referente a la economía y la eficiencia.

En el caso de las contribuciones y los costes unitarios:

  • deben declararse en una de las categorías presupuestarias establecidas en el presupuesto estimado del proyecto;
    • las unidades deberán:
      • ​​​​​​​ser realmente utilizadas o producidas por el beneficiario durante el período de ejecución;
      • ser necesarias para la ejecución de la acción, y
    • el número de unidades tiene que ser identificable y verificable y, en caso necesario, estar avalado por los registros y la documentación;

Contribuciones a tanto alzado:

  • deben declararse en una de las actividades o paquetes de trabajo establecidos en el presupuesto estimado del proyecto;
  • el beneficiario debe ejecutar correctamente el trabajo de conformidad con el convenio de subvención;
  • los resultados/productos concretos deben conseguirse en el período de ejecución;

Costes subvencionables. Condiciones específicas

Los costes subvencionables podrán ser directos o indirectos.

Costes directos

Los costes directos subvencionables de la acción son aquellos que, en cumplimiento de las condiciones de admisibilidad establecidas anteriormente, pueden identificarse como costes específicos relacionados directamente con la realización de la acción, a la que pueden imputarse directamente en la contabilidad.

Además de los costes subvencionables directos que se indicarán en la convocatoria de propuestas, también se consideran subvencionables las siguientes categorías de costes:

  • costes relativos a una garantía de prefinanciación constituida por el beneficiario de la subvención, si la agencia nacional la exige;
  • costes de los certificados de los estados financieros y los informes de verificación operativa cuando dichos certificados o informes sean necesarios para respaldar las solicitudes de pagos a la agencia nacional;
  • gastos de depreciación, siempre y cuando los acometa realmente el beneficiario.

Si se autorizan para una acción específica, téngase cuenta que los costes de los voluntarios no constituyen una categoría de costes clásica. No hay costes porque los voluntarios trabajan gratuitamente, pero aun así pueden sumarse al presupuesto en forma de coste unitario predeterminado (por voluntario)4  y, por tanto, permitirle beneficiarse del trabajo de los voluntarios para la subvención (mediante el aumento del importe del reembolso hasta el 100 % de los costes habituales, es decir, categorías de costes distintas de los costes de voluntarios).

En el caso de las acciones gestionadas por la Agencia Ejecutiva, al calcular sus gastos de viaje, alojamiento y estancia, utilice los costes unitarios de viaje, alojamiento y estancia que se especifican en la Decisión de la Comisión C(2021)  355 ​​​​​​​. Además, téngase en cuenta que los propietarios de pymes y las personas físicas beneficiarias son admisibles en aplicación de la Decisión de la Comisión, de 20 de octubre de 2020, por la que se autoriza la utilización de costes unitarios para los costes de personal de los propietarios de pequeñas y medianas empresas y los beneficiarios que sean personas físicas que no reciban un salario por el trabajo realizado por ellos mismos en el marco de una acción o un programa de trabajo6 .

En cuanto a los sitios web de los proyectos, serán subvencionables los costes de comunicación relativos a la presentación del proyecto en los sitios web o cuentas de redes sociales de los participantes.

La ayuda financiera a terceros solo será subvencionable si está prevista en la convocatoria (parte B de la presente Guía del Programa).

Los procedimientos internos de contabilidad y auditoría del beneficiario deberán permitir una conciliación directa de los costes e ingresos declarados en el marco del proyecto con los estados contables y los documentos justificativos correspondientes.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El impuesto sobre el valor añadido solo se considerará un coste subvencionable si no es recuperable, de conformidad con la legislación nacional sobre el IVA aplicable7 . El único caso de excepción son las actividades o transacciones en las que actúen como autoridades públicas las autoridades nacionales, regionales o locales u otros organismos públicos8 . Además:

  • No es subvencionable el IVA deducible que no se haya deducido (por las condiciones nacionales o por negligencia de los beneficiarios);
  • La Directiva sobre el IVA no es aplicable a países no pertenecientes a la UE. Las organizaciones de terceros países no asociados al Programa podrán estas exentas de impuestos (incluido el IVA), derechos y gravámenes si se ha firmado un acuerdo entre la Comisión Europea y el tercer país no asociado al Programa en el que esté establecida la organización.

Gastos indirectos subvencionables

Los costes indirectos son los costes que no están relacionados directamente con la ejecución de la acción y, por tanto, no pueden imputarse directamente a ella.

En determinados tipos de proyectos (consúltense las normas de financiación de las acciones que figuran en la parte B de esta Guía), puede incluirse en los costes indirectos una cantidad a tanto alzado que no supere el 7 % de los costes directos subvencionables del proyecto (excepto los costes del personal voluntario, en su caso). Esta cantidad representará los costes administrativos generales del beneficiario que no hayan sido cubiertos por los costes directos subvencionables (p. ej., facturas de electricidad o de internet, costes de los locales, etc.), pero que puedan considerarse imputables al proyecto.

Los costes indirectos no podrán incluir costes contabilizados en otra categoría del presupuesto. Los costes indirectos no serán subvencionables si el beneficiario ya recibe una subvención de funcionamiento con cargo al presupuesto de la Unión (p. ej., en el marco de la convocatoria de propuestas de cooperación con la sociedad civil del programa Erasmus+).

Costes no subvencionables

No se considerarán subvencionables los siguientes costes:

  • el rendimiento del capital y los dividendos pagados por un beneficiario;
  • las deudas y la carga de la deuda;
  • las provisiones por pérdidas o deudas;
  • el interés adeudado;
  • las deudas de dudoso cobro;
  • las pérdidas por cambio de moneda;
  • los costes declarados por el beneficiario en el marco de otra acción que reciba una subvención financiada con cargo al presupuesto de la Unión;
  • los gastos excesivos o desproporcionados;
  • las contribuciones en especie de terceros;
  • en caso de alquiler o alquiler con opción de compra del equipo, el coste de las opciones de compra cuando finalice el período de alquiler o alquiler con opción de compra;
  • los costes de apertura y gestión de cuentas bancarias (incluidos los costes impuestos por el banco del beneficiario por realizar transferencias que tengan como origen o destino la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva).
  • el IVA, cuando se considere recuperable de conformidad con la legislación nacional aplicable en materia de IVA (véase el apartado sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido);
  • se permiten las contribuciones en especie, pero no pueden declararse como costes.

Fuentes de financiación

El solicitante deberá indicar en el formulario de solicitud la contribución procedente de fuentes diferentes de la subvención de la UE. La cofinanciación externa puede proceder de recursos propios del beneficiario, contribuciones financieras de terceros o ingresos generados por el proyecto. Si, en el momento en que se elabora el informe final y se realiza la petición de pago del saldo, se demuestra un superávit de ingresos (véase el apartado «Carácter no lucrativo y cofinanciación») en comparación con los gastos subvencionables efectuados por el proyecto, la agencia nacional o la Agencia Ejecutiva tienen derecho a recuperar el porcentaje del beneficio correspondiente a la contribución de la Unión a los costes subvencionables realmente soportados por el beneficiario para ejecutar el proyecto. Esta disposición no es aplicable a los proyectos para los que se solicite una subvención que no supere los 60 000 EUR.

Las contribuciones en especie de terceros no se consideran como posible fuente de cofinanciación.