Denne databeskyttelseserklæring supplerer databeskyttelseserklæringen vedrørende Mobility Tool+ med yderligere og ad hoc-oplysninger om behandlingen og beskyttelsen af dine personoplysninger i covid-19-perioden.
- Indledning
- Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
- Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?
- Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
- Hvor længe opbevares dine personoplysninger?
- Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
- Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
- Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
- Kontaktoplysninger
- Her finder du yderligere information
1. Indledning
Europa-Kommissionen ("Kommissionen") er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og din ret til privatlivets fred. Kommissionen indsamler og behandler personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001.
I denne databeskyttelseserklæring kan du læse, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, du giver os, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Den indeholder også en præcisering af kontaktoplysningerne for den registeransvarlige, som du kan gøre dine rettigheder gældende over for, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Nedenfor kan du læse om den databehandling, der foretages af GD EAC.B.4 i forbindelse med "Deltagere i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps, der er berørt af covid-19-situationen".
2. Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?
Formålet med behandlingsaktiviteten:
GD EAC bruger dine personoplysninger fra Mobility Tool+ til at identificere deltagere i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps, som i øjeblikket er på et ophold uden for deres hjemland, og til at underrette de nationale agenturer herom, så de kan iværksætte de nødvendige kommunikations- og støtteforanstaltninger. Dette kan indebære, at deltagernes kontaktoplysninger gives videre til nationale myndigheder og andre statslige organer.
Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.
3. Hvad er det juridiske grundlag for vores behandling af dine personoplysninger?
Denne yderligere behandling af dine personoplysninger, der er indsamlet under databeskyttelsesregistret for "Mobility Tool+", har hjemmel i artikel 5, stk. 1, litra e), da den er "nødvendig for at beskytte den registreredes (dine) eller en anden fysisk persons vitale interesser".
De behandlede personoplysninger er ikke omfattet af bestemmelserne om begrænsninger (artikel 25) og forudgående høring (artikel 40) i forordning 2018/1725.
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
For at kunne foretage databehandlingen indsamler GD EAC følgende kategorier af personoplysninger.
Oplysninger om deltageren i et udlandsophold eller et solidaritetskorpsprojekt:
- Ophold-ID
- Deltagerens fornavn
- Deltagerens efternavn
- Deltagerens e-mailadresse
- Registreret adresse
- Udsendende organisation, kontaktpersons e-mailadresse
- Udsendende organisation, kontaktpersons telefonnummer.
Angivelsen af personoplysninger er obligatorisk for at kunne kontakte deltagerne og give dem den nødvendige støtte.
5. Hvor længe opbevares dine personoplysninger?
GD EAC opbevarer kun personoplysningerne, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med indsamlingen eller viderebehandlingen af dem. Oplysningerne vil blive slettet to år efter, at oplysningerne om deltagerne er blevet stillet til rådighed for de nationale agenturer.
6. Hvordan beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
Alle personoplysninger i elektronisk format opbevares på Europa-Kommissionens servere. Al databehandling foregår i henhold til Kommissionens afgørelse (EU, Euratom) 2017/46 af 10. januar 2017 om kommunikations- og informationssystemernes sikkerhed i Europa-Kommissionen.
For at beskytte dine personoplysninger har Kommissionen truffet en række tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Blandt de tekniske foranstaltninger kan nævnes målrettede initiativer, der vedrører onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data og uautoriseret adgang, der tager højde for risikoen ved behandlingen og arten af de behandlede personoplysninger. De organisatoriske foranstaltninger omfatter begrænsning af adgangen til personoplysninger til kun at omfatte autoriserede personer med et legitimt behov for at kende formålet med databehandlingen.
Oplysningerne kan også downloades i Excel-filer, der stilles til rådighed for modtagerne af oplysningerne.
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
Kun Kommissionens personale med ansvar for behandling af oplysningerne og andet autoriseret personale har adgang til dine personoplysninger efter "need to know"-princippet. Dette personale er bundet af vedtægtsmæssige og, om nødvendigt, yderligere aftaler om tavshedspligt.
Uden for EU's institutioner er det kun følgende, der får adgang til dine personoplysninger:
- Medarbejdere i de nationale agenturer
- Medarbejdere ved de nationale myndigheder og andre nationale organer, der er ansvarlige for håndteringen af covid-19-udbruddet
Personlige oplysninger om deltagere i mobilitetsaktiviteter fra et hvilket som helst land kan videregives til værtslandets nationale agentur og nationale myndighed. Personlige oplysninger om deltagere i mobilitetsaktiviteter, der er organiseret af et andet nationalt agentur end hjemlandets, videregives til deres hjemlands nationale agentur og nationale myndighed, hvis deltageren: rejser til eller forlader hjemlandet i mobilitetsperioden.
Den dataansvarlige videregiver dine personoplysninger til følgende modtagere i tredjelande eller internationale organisationer i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
Der overføres oplysninger til de nationale agenturer i hvert af EU-medlemslandene og i de øvrige lande, der deltager i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps (EFTA-lande, som er omfattet af EØS-aftalen). tiltrædende lande, kandidatlande, potentielle kandidatlande, der er omfattet af en førtiltrædelsesstrategi, Schweiz lande, som er omfattet af den europæiske naboskabspolitik, og som har indgået aftaler med Unionen, der åbner mulighed for deres deltagelse i Unionens programmer), som anført i artikel 24 om deltagerlande i forordning (EU) nr. 1288/2013 og i artikel 11 om deltagerlande i forordning (EU) 2018/1475.
Denne videregivelse af dine personoplysninger kan være baseret på:
- en afgørelse fra Kommissionen om, at beskyttelsesniveauet er tilstrækkeligt i det pågældende land (artikel 47 i forordning (EU) 2018/1725)
- passende sikkerhedsforanstaltninger (artikel 48 i forordning (EU) 2018/1725)
- undtagelser i særlige situationer (artikel 50, stk. 1, i forordning (EU) 2018/1725)
De oplysninger, vi indsamler, videregives kun til tredjemand i det omfang og til de formål, som loven kræver.
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan gør du brug af dem?
Du har særlige rettigheder som registreret i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, nærmere bestemt retten til at få indsigt i og berigtiget dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, og hvis din indsigelse bliver imødekommet, har du ret til at få dem slettet.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte den dataansvarlige eller, i tilfælde af konflikt, Europa-Kommissionens databeskyttelsesrådgiver. Om nødvendigt kan du også henvende dig til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Du kan se kontaktoplysningerne i punkt 9 nedenfor.
Hvis du ønsker at benytte dig af dine rettigheder i forbindelse med en eller flere konkrete behandlinger, beder vi dig give en beskrivelse (dvs. angive referencenummer som angivet i punkt 10 herunder) i din henvendelse.
9. Kontaktoplysninger
Den dataansvarlige
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har bemærkninger, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at indgive en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, kan du henvende dig til den dataansvarlige:
Derudover kan du kontakte:
- Den dataansvarlige: EAC-NA-COORDINATION@ec.europa.eu
- GD EAC's dataansvarlige: eac-data-protection@ec.europa.eu
Kommissionens databeskyttelsesrådgiver
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) om spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse
Du har ret til at klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger.
10. Her finder du yderligere information
Kommissionens databeskyttelsesansvarlige fører et register over alle de sager vedrørende Kommissionens behandling af personoplysninger, som er blevet dokumenteret og meddelt til ham. Du kan få adgang til dette register via følgende link: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Behandlingen af personoplysninger er opført i den databeskyttelsesansvarliges register under følgende referencenummer: DPR-EC-01229.1.