Skip to main content

Erasmus+

EU programme for education, training, youth and sport

Prohlášení o ochraně soukromí – Registrace organizace, žádosti a EPlusLink

V tomto prohlášení o ochraně soukromí jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Registrace, žádosti a EPlusLink“: registrace a správa informací od organizací, správa žádostí podaných v rámci programu Erasmus + a Evropského sboru solidarity, prováděné oddělením GŘ EAC.B.4.

Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel zpracování údajů:

GŘ EAC shromažďuje a využívá vaše osobní údaje za těmito účely:

  • umožnit organizacím registraci, aby se mohly zapojit do akcí programu Erasmus + a Evropského sboru solidarity řízených národními agenturami
  • identifikovat žádající organizace, které žádají o grant EK na projekt v rámci programu Erasmus+ a akce Evropského sboru solidarity řízené národními agenturami
  • usnadnit podávání žádostí o různé decentralizované druhy akcí programu Erasmus + a Evropského sboru solidarity
  • řídit postupy výběru žádostí v rámci akcí programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity, řízených národními agenturami
  • vytvářet anonymní statistiky o registrovaných organizacích, žádajících organizacích, příjemcích, projektech, partnerech a účastnících
  • plnit povinnosti a závazky týkající se monitorování, hodnocení, podávání zpráv a kontrol
  • posoudit dopad účasti na programu Erasmus+ a Evropském sboru solidarity na přijímající organizace a získat lepší znalosti o zúčastněných skupinách, aby bylo možné prostřednictvím dotazníků a dalších metod doladit informační strategie
  • šířit výsledky projektů prostřednictvím vhodných IT nástrojů programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity (platforma pro výsledky), přičemž kontaktní osoby budou předem požádány o udělení jednoznačného a kvalifikovaného souhlasu se zveřejněním jejich kontaktních údajů
  • přenášet údaje do systému OLS (Online jazyková podpora) s cílem umožnit správu licencí na jazykové vzdělávání pro jednotlivé účastníky mobility
  • předávat údaje o akreditaci a značce kvality Evropského sboru solidarity Evropskému portálu pro mládež, přičemž kontaktní osoby budou předem požádány o udělení jednoznačného a kvalifikovaného souhlasu se zveřejněním jejich kontaktních údajů

Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

Na jakých právních základech vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme na tomto základě:

  • zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
  • zpracování údajů je nezbytné k plnění povinností Komise v oblasti monitorování a vykazování stanovených v nařízeních Evropského parlamentu a Rady zavádějících program Erasmus+ a Evropský sbor solidarity
  • NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) č. 1288/2013 ze dne 11. prosince 2013, kterým se zavádí program „Erasmus+“: program Unie pro vzdělávání, odbornou přípravu, mládež a sport a zrušují rozhodnutí č. 1719/2006/ES, č. 1720/2006/ES a č. 1298/2008/ES
  • NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2018/1475 ze dne 2. října 2018, kterým se stanoví právní rámec Evropského sboru solidarity a kterým se mění nařízení (EU) č. 1288/2013, nařízení (EU) č. 1293/2013 a rozhodnutí č. 1313/2013/EU

Zpracovávané údaje nespadají do působnosti ustanovení týkajících se omezení (článek 25) a předchozí konzultace (článek 40), jež jsou zakotvena v nařízení 2018/1725.

Které osobní údaje se uchovávají a zpracovávají?

Za účelem zpracování shromažďuje GŘ EAC tyto kategorie osobních údajů

osobní údaje shromážděné o kontaktní osobě registrované organizace a oprávněných uživatelích, jakož i osobní údaje o zákonném zástupci a kontaktních osobách organizací žádajících o financování nebo účastnících se projektu:

  • pohlaví
  • jméno
  • příjmení
  • útvar
  • funkce v rámci organizace
  • pracovní e-mailová adresa
  • hlavní telefonní číslo
  • ulice a číslo

Poskytování osobních údajů je povinné pro účely registraci vaší organizace a zpracování žádostí o financování.

Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

GŘ EAC uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny nebo dále zpracovány.

  • Registrace organizace. Údaje o organizacích účastnících se projektů budou vymazány 10 let po konci roku, kdy byl uzavřen poslední projekt v příslušném programu (definováno poslední finanční transakcí mezi národní agenturou a přijímající organizací). Kromě toho budou každé 3 roky vymazány údaje o organizacích, které nepožádaly o financování, ani se v tomto období neúčastnily projektu.
  • Žádosti. Údaje budou vymazány 5 let po uplynutí lhůty příslušných výzev k předkládání návrhů.
  • EPlusLink. Osobní údaje budou vymazány 10 let po konci roku, kdy byl uzavřen poslední projekt v příslušném programu (definováno poslední finanční transakcí mezi národní agenturou a přijímající organizací).

Z povinnosti hodnotit dopad programů, jak je stanoveno v rozhodnutích, jimiž se zavádí program Erasmus+ a Evropský sbor solidarity, nevyplývá, že osobní údaje musejí být uchovávány.

Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny údaje jsou uchovávány v Komisi (na centrálních serverech). Údaje z EPlusLink jsou rovněž uloženy v databázi, kterou spravuje každá národní agentura (obsahuje jejich vlastní údaje).

Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Ochranu vašich osobních údajů zajišťuje řada technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří postupy vhodné k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů a změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují přístup k údajům omezený na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.

Národní agentury jsou povinny přijmout vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření s ohledem na ochranu osobních údajů.

Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány, závisí na tom, kam se vaše osobní údaje předávají. V současné době se vyskytují dva druhy předání údajů, při nichž je zajištěna různá úroveň ochrany:

  1. Předávání údajů členským státům Evropské unie, zemím Evropského hospodářského prostoru nebo zemím, pro něž Komise přijala rozhodnutí o odpovídající ochraně
  2. Předávání údajů do třetích zemí, pro něž neexistuje rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně a úroveň ochrany vašich práv ve vztahu k vašim osobním údajům nemusí být rovnocenná právním předpisům EU.

V případě předávání osobních údajů uvnitř EU/EHP a zemím s rozhodnutím o odpovídající ochraně

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Mimo Evropskou komisi mají k vašim osobním údajům přístup:

  • interní zaměstnanci národních agentur pověřených řízením programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity
  • oprávnění uživatelé z externích společností, s nimiž Komise uzavřela smlouvu na poskytování služeb
  • (v případě auditu) externí auditoři
  • externí dodavatel OLS
  • příslušná pojišťovna (pro Evropský sbor solidarity)

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.

V případě předávání osobních údajů do třetích zemí

Vaše osobní údaje jsou předány třetí zemi mimo EU/EHP, pro kterou neexistuje rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně programových zemí Turecka, Srbska a Severní Makedonie), pokud se nacházíte v některé z těchto situací:

  • jste kontaktní osobou nebo oprávněným uživatelem registrované organizace nebo kontaktní osobou či zákonným zástupcem organizace, která podává žádost nebo se účastní projektu řízeného národními agenturami z Turecka, Srbska či Severní Makedonie
  • jste kontaktní osobou nebo zákonným zástupcem organizace, která chybně podala žádost národní agentuře v členských státech EU/EHP, zatímco žádost měla být předložena národní agentuře v Turecku, Srbsku a Severní Makedonii; v tomto případě je žádost (včetně vašich osobních údajů) přesměrována na dané národní agentury
  • jste kontaktní osobou nebo právním zástupcem organizace z Turecka, Srbska a Severní Makedonie, která podává žádost nebo se účastní projektu akce KA2 řízeného národní agenturou v EU/EHP
  • jste pracovníkem národní agentury programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity
  • jste kontaktní osobou nebo zákonným zástupcem žádající organizace, která poskytla přístup k žádosti oprávněné osobě ze třetí země

Přístup k vašim osobním údajům je poskytnut těmto organizacím ze třetí země:

  • oprávněným zaměstnancům národní agentury z Turecka, Srbska či Severní Makedonie (pokud jste kontaktní osobou nebo oprávněným uživatelem registrované organizace nebo kontaktní osobou či zákonným zástupcem organizace, která podává žádost nebo se účastní projektu řízeného těmito národními agenturami; jste kontaktní osobou nebo zákonným zástupcem organizace, která chybně podala žádost národní agentuře v Turecku, Srbsku či Severní Makedonii, zatímco žádost měla být předložena v členských státech EU/EHP; jste kontaktní osobou nebo právním zástupcem organizace z Turecka, Srbska a Severní Makedonie, která podává žádost nebo se účastní projektu akce KA2 řízeného národní agenturou v EU/EHP; jste pracovníkem národní agentury)
  • oprávněné osobě z organizace ve třetí zemi (pokud jste kontaktní osobou nebo zákonným zástupcem žádající organizace, která poskytla přístup k žádosti oprávněné osobě ze třetí země)

V takovém případě bude úroveň ochrany vašich osobních údajů záviset na právních předpisech nebo praxi dané třetí země. Vaše práva, pokud jde o ochranu údajů, však nemusí být rovnocenná právům v zemi EU/EHP nebo zemi, pro kterou existuje rozhodnutí o odpovídající ochraně. 

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné jiné straně nacházející se ve třetí zemi mimo EU/EHP, s výjimkou do té míry a za takovým účelem, kdy mohou být vyžadovány vnitrostátními právními předpisy dané země.

Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu a právo na omezení jejich zpracování.

Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů a v případě, že je námitka úspěšná, můžete nechat své osobní údaje vymazat.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit také na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo uvedené níže v kapitole 10 [kde ze najít podrobnější informace?])

Kontaktní údaje

Správce údajů

Generální ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu – oddělení B.4 Koordinace programu Erasmus+

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 či máte-li připomínky, otázky či pochybnosti ohledně zpracování vašich osobních údajů nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, zašlete e-mail správci údajů na adrese EU-ERASMUS-ESC-PERSONAL-DATA@ec.europa.eu.

Obrátit se můžete také na tyto subjekty:

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že kvůli zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů.

Kde lze nalézt podrobnější informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Přístup k těmto informacím se poskytuje prostřednictvím rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů.

Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01069.

Další informace o zpracování osobních údajů v rámci programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity najdete na stránkách programu Erasmus+ o ochraně údajů.