Nástroj mobility (Mobility Tool+)

V tomto prohlášení o ochraně osobních údajů jsou obsaženy informace o zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

 Obsah

1. Úvod
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?
7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?
8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?
9. Kontaktní údaje
10. Kde najít bližší informace?

Viz také související prohlášení o ochraně osobních údajů s názvem Účastníci programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity během pandemie COVID-19.

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů se vaše osobní údaje zpracovávají, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace používány a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Zpět na obsah

 2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel operace zpracování:

• spravovat podrobnosti o projektech financovaných z programů Erasmus+, Evropský sbor solidarity a Celoživotní učení (např. o projektech mobility, projektech spolupráce, podpůrných politických opatřeních), tedy např. i o dosahování cílů projektů, o počtu a typu účastníků a rozpočtových a finančních aspektech
• řídit organizace účastnící se projektu s cílem zajistit monitorování a navazující opatření
• poskytovat zprávy a vykonávat odpovědnost za projekt prostřednictvím statistik shromažďovaných v rámci projektu a z odpovědí poskytnutých příjemcem nebo účastníky v rámci průzkumů
• řídit jednotlivé průzkumy účastníků a poskytovat statistické údaje o poskytnutých odpovědích, které jsou nezbytné k prokázání toho, jak byly prostředky projektu využity a jak bylo dosaženo cílů programu
• poskytovat podporu budoucím účastníkům programů (na dobrovolném základě, tj. na základě souhlasu)
• zajišťovat informace o zkušenostech účastníků s programy (tzv. „testimonials“) a dávat je k dispozici široké veřejnosti (na základě souhlasu, tj. na dobrovolném základě)
• usnadnit účast v dalších studiích týkajících se programů a otázek EU (na základě souhlasu, tj. na dobrovolném základě)
• umožnit studentům a absolventům z programu Erasmus+ kontaktovat účastníky programu Erasmus+ za účelem účasti na jejich aktivitách (na základě souhlasu, tj. na dobrovolném základě)
• zajišťovat zpětnou vazbu od účastníků o absolvovaných kurzech (na základě souhlasu)
• umožnit síti RAY (analýza evropských programů pro mládež založená na výzkumu) kontaktovat v rámci průzkumu účastníky (na základě souhlasu, tj. na dobrovolném základě)
• zajistit přesnost statistických informací Komise o plnění cílů programu

Vaše osobní údaje nebudeme používat k automatizovanému rozhodování, tj. ani k profilování.

Vaše osobní údaje vloží vaše organizace (např. vysílající instituce) do IT aplikace, k níž je poskytován přístup různým zpracovatelům, jak je popsáno v bodě 7. Přístup jiného subjektu – národní agentury nebo přijímající instituce – k těmto údajům za účelem zajištění kvality a jednotnosti údajů se považuje za „předávání údajů“. Druhy předávání jsou popsány v oddíle 7.

Zpět na obsah

 3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož:

• zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
• zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů

Uvedené operace zpracování údajů jsou nezbytné k plnění povinností Komise v oblasti monitorování a vykazování stanovených v:

• Rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady č. 1720/2006/ES ze dne 15. listopadu 2006, kterým se zavádí akční program v oblasti celoživotního učení
• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1288/2013 ze dne 11. prosince 2013, kterým se zavádí program „Erasmus+“: program Unie pro vzdělávání, odbornou přípravu, mládež a sport a zrušují rozhodnutí č. 1719/2006/ES, č. 1720/2006/ES a č. 1298/2008/ES.
• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1475 ze dne 2. října 2018, kterým se stanoví právní rámec Evropského sboru solidarity a kterým se mění nařízení (EU) č. 1288/2013, nařízení (EU) č. 1293/2013 a rozhodnutí č. 1313/2013/EU.

Zpracovávané údaje nespadají do působnosti ustanovení týkajících se omezení (článek 25) a předchozí konzultace (článek 40), jež jsou zakotvena v nařízení (EU) 2018/1725.

Zpět na obsah

 4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

Za účelem provedení této operace zpracování se shromažďují tyto kategorie osobních údajů:

Údaje o kontaktních osobách a zákonných zástupcích v zúčastněných organizacích:

• Titul
• Jméno
• Příjmení
• Pohlaví
• Oddělení
• Funkce
• Mobilní telefon
• Telefon
• E-mail
• Bydliště
• Fax

Údaje o zaměstnancích národní agentury:

• Titul
• Jméno
• Příjmení
• Pohlaví
• Oddělení
• Funkce

Údaje o osobách účastnících se činností programu Erasmus+ nebo Evropského sboru solidarity:

• Identifikační kód účastníka
• Registrační číslo účastníka (portál ESC)
• Titul
• Jméno
• Příjmení
• Datum narození
• Pohlaví
• Státní příslušnost
• Zvláštní potřeby (ano/ne) – pokud by to mohlo mít vliv na opatření, která mají uchazeči umožnit účast v projektu, nebo na výši dodatečných financí udělených v rámci grantu a také pro statistické účely
• Znevýhodněná situace / omezené příležitosti (ano/ne) – pokud by mohlo mít vliv na výši dodatečných financí udělených v rámci grantu a také pro statistické účely

Poskytování osobních údajů je povinné za účelem řízení projektů a souvisejících aktivit.

Zpět na obsah

 5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

GŘ EAC zpracovává vaše osobní údaje po dobu trvání grantového projektu, tedy maximálně po dobu 36 měsíců.

Poté musí GŘ EAC vaše osobní údaje uchovávat tak dlouho, jak to vyžaduje finanční nařízení (které stanoví finanční pravidla pro rozpočet EU), protože kontroly nebo vyšetřování podvodů se běžně provádějí až po dokončení opatření a údaje musí být k dispozici, aby bylo možné vyloučit problémy, jako je fingovaná účast a dvojí financování.

Výmaz údajů probíhá maximálně 10 let po skončení roku, ve kterém došlo k uzavření dohody (tzv. dohody o přiznání příspěvku) mezi národní agenturou a Komisí. Tyto dohody se obvykle uzavírají na 3–4 roky.

Zpět na obsah

 6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?

Evropská komise uchovává všechna data v datovém centru nacházejícím se na území EU.

Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Evropské komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Evropská komise zavedla technická a organizační opatření na ochranu vašich osobních údajů. Praktická opatření:

• vhodná opatření k řešení zabezpečení online,
• minimalizované riziko ztráty dat,
• předcházení změnám údajů nebo neoprávněnému přístupu.

Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely této operace zpracování.

Zpět na obsah

 7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány?

Předání vašich osobních údajů je nezbytné pro uzavření nebo splnění dohody uzavřené ve vašem zájmu mezi správcem údajů (Evropská komise) a jinou fyzickou nebo právnickou osobou (vnitrostátními agenturami v členských státech EU, v zemích EHP a v programových zemích Turecko, Srbsko a Severní Makedonie). Předání probíhá tak, že se k vašim osobním údajům poskytne přístup různým organizacím, jak je popsáno níže.

Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu jsou dále poskytovány, závisí na tom, kam se vaše osobní údaje předávají. V současné době se vyskytují dva druhy předání údajů, při nichž je zajištěna různá úroveň ochrany:

1. Předávání údajů členským státům Evropské unie, zemím Evropského hospodářského prostoru nebo zemím, pro něž Komise přijala rozhodnutí o odpovídající ochraně zaručující adekvátní úroveň ochrany.
2. Předávání údajů do třetích zemí, pro něž neexistuje rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně a úroveň ochrany vašich práv ve vztahu k vašim osobním údajům nemusí být rovnocenná právním předpisům EU.

V případě předávání osobních údajů uvnitř EU/EHP a zemím s rozhodnutím o odpovídající ochraně:

Přístup k vašim osobním údajům mají zaměstnanci Evropské komise, kteří odpovídají za jejich zpracování, a oprávnění pracovníci, kteří je potřebují znát z nějakého konkrétního důvodu. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky, a v případě potřeby dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Mimo Evropskou komisi mají k vašim osobním údajům přístup tyto subjekty:

• zaměstnanci přijímajících organizací, kteří řídí grantový projekt, mobilitu a jiné projektové činnosti, jako jsou projekty spolupráce
• oprávnění zaměstnanci partnerských organizací projektu
• oprávnění zaměstnanci národních agentur
• příslušní dobrovolníci z organizací, které jsou součástí sdružení studentů a absolventů programu Erasmus+ (ESAA), a zaměstnanci konsorcia jmenovaného Evropskou komisí na podporu ESAA
• oprávnění uživatelé externích společností najatých Evropskou komisí nebo národními agenturami za účelem poskytování služeb, např. k vývoji a podpoře nástroje Mobility Tool+
• oprávnění zaměstnanci Evropské výkonné agentury pro vzdělávání a kulturu, kteří pečují o katalog portálu School Education Gateway
• přístup k vašim údajům mohou v případě auditu nebo vyšetřování potřebovat externí auditoři, aby zajistili zákonnost a řádnost realizace projektu
• pověřená pojišťovna, která potřebuje znát fyzické osoby, které musí v rámci své smlouvy (v případě Evropského sboru solidarity) pojistit.
• delegace EU ve vysílajících zemích účastníků
• zaměstnanci finské Národní agentury pro vzdělávání – EDUFI, Služby internacionalizace pro mládež, kulturu a sport (kde působí jako koordinátor analýzy založené na výzkumu sítě Erasmus+ Mládež v akci (RAY))

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá vnitrostátní zákon.

V případě předání osobních údajů do třetích zemí:

Vaše osobní údaje jsou předány třetí zemi mimo EU/EHP, pro kterou neexistuje rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně programových zemí Turecka, Srbska a Severní Makedonie), pokud se nacházíte v některé z těchto situací:

• uskutečňujete mobilitu do třetí země
• účastníte se projektu s partnerskou organizací ze třetí země
• účastníte se projektu řízeného národními agenturami v Turecku, Srbsku nebo Severní Makedonii
• účastníte se projektu, kde je přijímající organizací nebo koordinátorem (pouze pro školy na školní projekty) subjekt z Turecka, Srbska nebo Severní Makedonie
• organizace přijímající podporu poskytuje přístup k údajům o projektu oprávněné osobě ze třetí země

Přístup k vašim osobním údajům je poskytnut těmto organizacím ze třetí země:

• pracovníci přijímajících organizací z Turecka, Srbska nebo Severní Makedonie, kteří řídí grantový projekt, mobilitu a jiné projektové činnosti, jako jsou projekty spolupráce (pokud se účastníte projektu, kde je přijímající organizace nebo koordinátor z těchto zemí)
• oprávnění zaměstnanci národních agentur, vnitrostátních orgánů a delegací EU z Turecka, Srbska nebo Severní Makedonie (pokud se účastníte projektu řízeného národními agenturami z těchto zemí)
• oprávnění zaměstnanci partnerských organizací projektu ze třetí země (pokud se účastníte projektu, kde je partnerská organizace ze třetí země)
• oprávnění zaměstnanci vnitrostátních kanceláří programu Erasmus+ v přijímající třetí zemi (pro statistické účely, pokud provádíte mobilitu do třetí země)
• oprávněná osoba z organizace ze třetí země (pokud organizace, jež je v rámci vašeho projektu příjemcem, poskytla přístup k vašim osobním údajům).

V takovém případě bude úroveň ochrany vašich osobních údajů záviset na právních předpisech nebo praxi dané třetí země. Vaše práva, pokud jde o ochranu údajů, však nemusí být rovnocenná právům v zemi EU/EHP nebo zemi, pro kterou existuje rozhodnutí o odpovídající ochraně. Pokud se vaše vysílající instituce nachází v zemi EU/EHP, musí být předání v souladu s podmínkami stanovenými v kapitole V nařízení (EU) 2018/1725.

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné jiné straně nacházející se ve třetí zemi mimo EU/EHP, s výjimkou rozsahu a účelu, které mohou být vyžadovány vnitrostátními právními předpisy dané země.

Zpět na obsah

 8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu a právo na omezení jejich zpracování.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny níže v bodě 9.

Pokud chcete svá práva uplatnit v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, ve své žádosti tyto operace popište (tj. uveďte referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

Zpět na obsah

 9. Kontaktní údaje

Správce údajů

Generální ředitelství pro vzdělávání, mládež, sport a kulturu – oddělení B.4 - Koordinace programu Erasmus+

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 či máte-li připomínky, otázky či pochybnosti ohledně zpracování vašich osobních údajů nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, zašlete e-mail správci údajů na adresu EU-ERASMUS-ESC-PERSONAL-DATA@ec.europa.eu.

Obrátit se můžete také na tyto subjekty:

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů:

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů.

Zpět na obsah

 10. Kde najít bližší informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů prováděných Evropskou komisí. Rejstřík je k dispozici na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01069.

Více informací o zpracování osobních údajů v rámci programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity najdete na stránkách programu Erasmus+ věnovaným ochraně údajů.

Zpět na obsah