Toto prohlášení o ochraně soukromí obsahuje doplňující a ad hoc informace k prohlášení o ochraně soukromí v nástroji Mobility Tool+. Týká se zpracování a ochrany vašich osobních údajů během období CoViD-19.
- Úvod
- Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
- Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
- Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
- Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
- Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
- Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále zpřístupňovány?
- Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
- Kontaktní údaje
- Kde najdete podrobnější informace?
1. Úvod
Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001.
Toto prohlášení o ochraně soukromí uvádí, z jakých důvodů vaše osobní údaje zpracováváme, jakým způsobem je shromažďujeme, jak s nimi nakládáme a jak zajišťujeme ochranu všech údajů, které získáme. Dále je zde uvedeno, jak jsou tyto informace použity a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.
Níže jsou uvedeny informace týkající se zpracování údajů osob, které se účastní programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity a jsou postižené situací kolem koronaviru. Tuto operaci provádí oddělení B.4. na Generálním ředitelství pro vzdělávání a kulturu (GŘ EAC).
2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?
Účel zpracování údajů:
GŘ EAC používá osobní údaje z nástroje Mobility Tool+ za účelem identifikace účastníků programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity, kteří se v současné době nacházejí mimo svou domovskou zemi. Tyto informace poskytuje dále národním agenturám, aby ty mohly s účastníky komunikovat a pomoci jim. Kontaktní údaje mohou být také poskytovány vnitrostátním orgánům a dalším vládním útvarům.
Vaše osobní údaje nebudou využity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.
3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?
Toto dodatečné zpracování osobních údajů získaných ze záznamu o ochraně údajů v nástroji Mobility+ se zakládá na čl. 5 odst. 1 písm. e), protože je „nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby“.
Zpracovávané údaje nespadají do působnosti ustanovení týkajících se omezení (článek 25) a předchozí konzultace (článek 40), jež jsou zakotvena v nařízení 2018/1725.
4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?
Za účelem zpracování shromažďuje GŘ EAC tyto kategorie osobních údajů:
údaje o osobách účastnících se projektu mobility nebo Evropského sboru solidarity:
- identifikační číslo mobility
- jméno účastníka
- příjmení účastníka
- e-mailová adresa účastníka
- sídlo
- e-mailová adresa kontaktní osoby vysílající organizace
- telefonní číslo kontaktní osoby vysílající organizace
Poskytnutí osobních údajů je povinné, aby mohli být účastníci v případě potřeby kontaktováni.
5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?
GŘ EAC uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování. Údaje o účastnících budou smazány 2 roky poté, co jsou poskytnuty národním agenturám.
6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?
Všechny osobní údaje v elektronickém formátu jsou uchovávány na serverech Evropské komise. Veškeré zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.
Ochranu vašich osobních údajů zajišťuje řada technických a organizačních opatření. Mezi technická opatření patří postupy vhodné k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.
Údaje lze rovněž stáhnout v excelových souborech, které mohou být poskytnuty příjemcům údajů.
7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále zpřístupňovány?
Přístup k vašim osobním údajům mají zaměstnanci Komise, kteří odpovídají za jejich zpracování, a oprávnění zaměstnanci, kteří je z konkrétního důvodu potřebují znát. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.
Mimo Evropskou komisi mají k vašim osobním údajům přístup tyto subjekty:
- zaměstnanci národních agentur
- zaměstnanci vnitrostátních orgánů a dalších vnitrostátních úřadů odpovědných za řešení otázek spojených s pandemií COVID-19
Osobní údaje účastníků mobility z kterékoli země lze sdílet s národní agenturou a vnitrostátním orgánem hostitelské (přijímající) země. Osobní údaje účastníků mobility organizované národní agenturou jinou, než je agentura v jejich domovské zemi, budou sdíleny s domovskou národní agenturou a vnitrostátním orgánem, pokud účastník: na období mobility odchází do své domovské země nebo ji opouští.
Správce předá vaše osobní údaje příjemcům v zemích mimo EU nebo mezinárodní organizaci v souladu s nařízením (EU) 2018/1725.
Údaje se předávají národním agenturám zřízeným v každém z členských států EU a národním agenturám zřízeným v ostatních zemích účastnících se programu Erasmus+ a Evropského sboru solidarity (státy ESVO, které jsou stranami dohody o EHP, přistupující země, kandidátské země a potenciální kandidátské země v rámci tzv. předvstupní strategie, Švýcarská konfederace, země, na něž se vztahuje tzv. evropská politika sousedství a které s Unií uzavřely dohody umožňující jejich účast v programech Unie), tak jak je uvedeno v článku 24 „Účast zemí“ nařízení (EU) č. 1288/2013 a v článku 11 „Zúčastněné země“ nařízení (EU) 2018/1475.
Předání vašich osobních údajů se může zakládat na:
- rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně pro konkrétní zemi (článek 47 nařízení (EU) 2018/1725)
- vhodných zárukách (článek 48 nařízení (EU) 2018/1725)
- výjimkách pro specifické situace (článek 50 nařízení (EU) 2018/1725).
Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládá zákon.
8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?
Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu a právo na omezení jejich zpracování.
Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů a v případě, že je námitka úspěšná, můžete nechat své osobní údaje vymazat.
Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny v bodě 9 níže.
Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční čísla – viz bod 10 níže).
9. Kontaktní údaje
Správce údajů
Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky či pochybnosti, nebo pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, můžete se obrátit na správce údajů.
Obrátit se můžete také na tyto subjekty:
- správce údajů: EAC-NA-COORDINATION@ec.europa.eu
- správce údajů na GŘ EAC: eac-data-protection@ec.europa.eu
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů
V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 se můžete obrátit na pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).
Evropský inspektor ochrany údajů
Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů.
10. Kde najdete podrobnější informace?
Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.
Tato konkrétní operace zpracování údajů byla zanesena do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-01229.1.