Финансова гаранция

Ако финансовият капацитет на бенефициера бъде оценен като слаб, националната или Изпълнителната агенция може да изискат от бенефициер, на когото са отпуснати безвъзмездни средства в размер над 60 000 EUR, да предостави предварително гаранция с цел да се ограничат финансовите рискове, свързани с плащането за предварително финансиране. Сумата на изисканата гаранция може да достигне размера на плащането (плащанията) за предварително финансиране.

Целта на тази гаранция е банката или финансовата институция да осигурят неотменимо обезпечение или да действат като пръв гарант за задълженията на бенефициера по силата на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

Тази финансова гаранция, деноминирана в евро, се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите — членки на Европейския съюз. Когато бенефициерът е установен в държава извън ЕС, националната или Изпълнителната агенция може да се съгласят установена в тази държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако приемат, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна финансова сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава — членка на ЕС.

Гаранцията може да бъде заменена със съвместна гаранция, предоставена от трета страна, или с няколко гаранции на трети страни, предоставени от участващите организации, които са страни по същото споразумение за отпускане на безвъзмездни средства.

Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или окончателното плащане за бенефициера в съответствие с условията в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. В случай че окончателното плащане се извършва под формата на възстановяване, гаранцията се освобождава след уведомяване на бенефициера или ще остане изрично в сила до окончателното плащане, а ако окончателното плащане е под формата на възстановяване — до три месеца след уведомяването на бенефициера за дебитното известие.

Възлагане на подизпълнители и възлагане на договор за поръчка

Бенефициерът може да прибегне до възлагане на договори за подизпълнение за специфични технически услуги, които са част от задачите по действието, за които се изискват специални умения (свързани с областите на правото, счетоводството, данъчното облагане, човешките ресурси, информационните технологии и др.) или договори за изпълнение. Разходите, направени от бенефициера за такива услуги, могат следователно да се приемат за допустими разходи, ако отговарят на всички останали критерии, посочени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

Когато за изпълнението на проекта се изисква възлагане на поръчки за стоки, строителство или услуги (договори), бенефициерите трябва да възложат поръчката на този участник, който е подал икономически най-изгодната оферта, т.е. офертата, предлагаща най-добро съотношение между качество и цена, или, когато е уместно, офертата, предлагаща най-ниската цена, като се гарантира, че няма конфликт на интереси и че тази документация се съхранява за целите на евентуален одит.

При сключване на договор за изпълнение, чиято стойност надхвърля 60 000 EUR, националната или Изпълнителната агенция може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към описаните в предходния абзац. Тези специални правила ще бъдат публикувани на уебсайтовете на националните агенции или на Изпълнителната агенция.

Информация за отпуснатите безвъзмездни средства

В съответствие с принципа на прозрачност и изискването за последваща публичност информация за получателите на средства от Съюза трябва да бъде публикувана на уебсайта на Комисията, на Изпълнителната агенция и/или на националните агенции през първата половина на годината, следваща приключването на финансовата година, за която са отпуснати тези безвъзмездни средства.

Информацията може да се публикува и по всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз.

Националните агенции и Изпълнителната агенция публикуват следната информация:

• наименование и място на дейност на бенефициера;
• размер на отпуснатите безвъзмездни средства;
• характер и цел на отпуснатите безвъзмездни средства.

При мотивирано и надлежно обосновано искане, подадено от бенефициера, публикуването се отменя, ако оповестяването на тази информация може да застраши правата и свободите на съответните лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на бенефициерите.

Що се отнася до личните данни на физически лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са отпуснати средствата.

Същото се прилага и за личните данни, съдържащи се в официалните наименования на юридически лица (например сдружение или дружество, чието наименование се състои от имената на неговите учредители).

Тази информация не се публикува за стипендии, изплатени на физически лица, и друга пряка помощ, отпусната на крайно нуждаещи се физически лица (бежанци и безработни лица). Освен това организациите бенефициери нямат право да публикуват такива данни за лица, които получават безвъзмездни средства за мобилност по програмата „Еразъм+“.

Публичност

Освен изискванията относно видимостта на проекта и за споделянето на резултатите и въздействието от него (които са критерии за отпускане на безвъзмездни средства), е предвидено и задължение за осигуряване на минимална публичност за всеки проект, подкрепен с безвъзмездни средства.

Бенефициерите трябва ясно да посочват помощта от Европейския съюз във всички съобщения или публикации, независимо от формата и медията, включително интернет, или във връзка с дейностите, за които се използват безвъзмездните средства.

Това задължение трябва да се изпълнява в съответствие с разпоредбите на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства. Ако тези разпоредби не са изпълнени изцяло, размерът на отпуснатите на бенефициера безвъзмездни средства може да бъде намален.

Проверки и одити

Националната или Изпълнителната агенция и/или Европейската комисия могат да извършват технически и финансови проверки и одити във връзка с усвояването на безвъзмездните средства. Те могат също така да извършват проверки на задължителните записи на бенефициера (или събенефициера) за целите на периодичната оценка на финансирането въз основа на еднократни суми, единични ставки или единни ставки. Бенефициерът (или събенефициерът) се задължава с подписа на своя законен представител да предостави доказателства, че отпуснатите безвъзмездни средства са използвани целесъобразно. Европейската комисия, Изпълнителната агенция, националните агенции и/или Европейската сметна палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF), Европейската прокуратура или упълномощен от тях орган могат да проверяват начина на използване на безвъзмездните средства по всяко време в срок до пет години или до три години за безвъзмездни средства, чийто размер не надхвърля 60 000 EUR, считано от датата на окончателното плащане или извършването на възстановяването от националната или Изпълнителната агенция. Поради това бенефициерите трябва да съхраняват през този период документация, оригинални оправдателни документи, статистически данни и други документи, свързани с безвъзмездните средства.

За проекти, управлявани директно от Изпълнителната агенция EACEA, е възможно да се прилагат различни видове одитни процедури съобразно вида на съответното действие, размера и формата на отпуснатите безвъзмездни средства.

Подробни разпоредби относно проверките и одитите са включени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

Защита на личните данни

Всички лични данни, съдържащи се във формуляра за кандидатстване или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, се обработват от националната или Изпълнителната агенция или от Европейската комисия в съответствие с:

• За всяко обработване на лични данни, което се изисква съгласно официалните насоки или указания на Европейската комисия или е необходимо за изпълнението на програмата „Еразъм+“: Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2018 г.[1] относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Регламент (ЕО) № 45/2001 и Решение № 1247/2002/ЕО (Текст от значение за ЕИП);
• За всяко обработване на лични данни за други цели, което не се изисква от официалните насоки или указания на Европейската комисия, нито е необходимо за изпълнението на програмата „Еразъм+“:
  • Общ регламент относно защитата на данните (GDPR (ОРЗД) или Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г.[2]) за:
    • всички лични данни, обработвани от администратор или обработващ лични данни в ЕС/ЕИП;
    • всички лични данни на субектите на данни, които се намират в ЕС/ЕИП към началото на обработването;
  • националното законодателство за защита на личните данни за всяко друго обработване.

В тези случаи образуванието, което взема решение относно средствата и целите на обработването на лични данни за тези други цели, заменя Европейската комисия като подлежащ на отчетност и отговорен администратор на лични данни съгласно приложимото законодателство за защита на личните данни.

Освен ако не са обозначени като незадължителни, отговорите на кандидата на въпросите, съдържащи се във формуляра за кандидатстване, са необходими за оценката и по-нататъшната обработка на заявлението за безвъзмездни средства в съответствие с ръководството за програмата „Еразъм+“. Личните данни ще бъдат обработвани единствено за тази цел от отдела или звеното, отговарящо за съответната програма на Съюза за предоставяне на безвъзмездни средства (орган, действащ като администратор на данни). При необходимост се допуска предаване на лични данни на трети лица, участващи в оценката на заявленията или в процедурата по управление на безвъзмездните средства, без да се засяга възможността за предаване на данни на органите, отговарящи за извършването на мониторинг и проверки в съответствие със законодателството на Европейския съюз, или на органи, на които е възложено извършването на оценки на програмата или на отделни действия по програмата. По-специално за целите на защитата на финансовите интереси на Съюза личните данни могат да бъдат предадени на служби за вътрешен одит, Европейската сметна палата, органа за разглеждане на финансови нередности или Европейската служба за борба с измамите, както и между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции. Кандидатът има право на достъп до личните си данни и право да внася поправки в тях. Ако кандидатът има въпроси във връзка с обработката на неговите лични данни, той следва да отправи тези въпроси към агенцията, която е одобрила проекта. При възникване на конфликти; кандидатът има също така право да се обърне по всяко време към Европейския надзорен орган по защита на данните.

По отношение на обработването на лични данни в рамките на програмата „Еразъм+“ на уебсайтовете на Комисията и Изпълнителната агенция е поместена декларация за поверителност на личните данни, съдържаща данни за контакт: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/help/erasmus-and-data-protection_en.

За действия, управлявани от EACEA: https://ec.europa.eu/research/participants/data/support/legal_notice/h2020-ssps-grants-sedia_en.pdf.

Кандидатът информира физическите лица, чиито лични данни се съдържат в предложението, за съответната декларация за поверителност, както е посочено по-горе, преди да представи своите предложения.

В рамките на действията, управлявани от Изпълнителната агенция, кандидатите и — в случая на юридически лица, лицата, които са членове на административните, управленските или надзорните органи на кандидата или имат правомощия за представителство, вземане на решения или упражняване на контрол върху този кандидат, или физическите или юридическите лица, които поемат неограничена отговорност за задълженията на кандидата — се уведомяват, че техните лични данни (име и фамилия в случая на физически лица, адрес, правна форма, име и фамилия на лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или упражняване на контрол, в случая на юридически лица) могат да бъдат регистрирани в Системата за ранно откриване и отстраняване (EDES) от разпоредител с бюджетни средства на Агенцията, ако се намират в някое от положенията, посочени в Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046.